Ubo-register: wie controleert de juistheid van de ubo-registratie?

Dit is het tiende artikel uit een serie die Pellicaan Advocaten publiceert over het Nederlandse ubo-register.

Eerder geschreven artikelen:

• Het ubo-register treedt op 27 september in werking: moet ik iets doen?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de stichting?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de bv?
• Ubo-register: welke entiteiten worden in het register opgenomen?
• Ubo-register: wie is de ubo van de vof en de cv?
• Ubo-register: wie is de ubo van de bv met een stak?
• Ubo-register: Welke gegevens worden over de uiteindelijk belanghebbende geregistreerd?
• Ubo-register: wie heeft toegang tot de ubo-gegevens?
• Ubo-register: afscherming van ubo-gegevens voor het publiek

Inleiding

Naar Nederlands recht opgerichte entiteiten zijn verplicht hun uiteindelijk belanghebbenden (ubo’s) in te schrijven bij het door de Kamer van Koophandel gehouden ubo-register. De entiteiten (respectievelijk hun bestuurders/vennoten) zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de registratie.

In dit artikel bespreken wij de controlemechanismen die in de wetgeving zijn ingebouwd.

Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel (KvK) is de overheidsinstantie die de ubo’s registreert in het handelsregister. Zij verifiëren bij de registratie niet of de entiteit de juiste ubo(‘s) aanmeldt. De medewerkers van de KvK toetsen marginaal of de aangemelde ubo’s degenen zijn die blijken uit de aangeleverde documentatie.

Als aan de KvK een onjuistheid wordt gemeld, zie hierna, beslist de KvK over een eventuele wijziging van het gegeven in het ubo-register en kan de entiteit daartegen bezwaar maken.

Melding van onjuistheden door banken en andere Wwft-plichtigen

Eén van de controlemechanismen die in de wetgeving is ingebouwd, is dat ondernemingen die een taak hebben om misdaadgeld op te sporen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), zoals banken en accountants, de juistheid van de ubo-registratie moeten controleren en onjuistheden moeten melden aan de KvK.

Al tijdens de behandeling in het Europees Parlement van de richtlijn waarop de Nederlandse wetgeving is gebaseerd, gingen Europees Parlement en Commissie ervan uit dat Wwft-plichtige ondernemingen het ubo-register niet zouden raadplegen, aangezien zij niet op de juistheid van dat register mogen afgaan. Om die reden is in de Europese richtlijn en de Nederlandse wet opgenomen dat Wwft-plichtigen in het kader van hun eigen cliëntenonderzoek verplicht zijn om zelf na te gaan wie de ubo’s zijn. Voorts zijn zij op grond van die regelgeving verplicht om bij aanvang van de dienstverlening een uittreksel uit het ubo-register op te vragen en in hun dossier op te slaan en een melding te doen aan de houder van het ubo-register als hun eigen cliëntenonderzoek een andere ubo oplevert dan in het ubo-register is geregistreerd. Dit wordt eufemistisch de ‘terugmeldplicht’ genoemd.

Onze verwachting is dat er zich situaties kunnen voordoen waarin Wwft-plichtigen een andere opvatting hebben over wie de ubo is dan de registratieplichtige entiteit. Ook kunnen Wwft-plichtigen onderling van mening verschillen.

De KvK heeft medegedeeld dat bij een terugmelding door een Wwft-plichtige het dossier in behandeling wordt gegeven bij Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst. Dat bureau beoordeelt wie er gelijk heeft. Als er ten onrechte niet wordt teruggemeld, kan dat tot sancties tegen de betreffende Wwft-plichtige leiden.

Melding van onjuistheden door overheidsinstanties

Er bestaat in de handelsregisterwet de mogelijkheid om overheidsinstanties aan te wijzen die onjuistheden in het ubo-register aan de KvK moeten melden. Dit zijn een aantal instanties in het kader van hun wettelijke taken:

• de Wwft-toezichthouders;
• de Minister van Financiën in het kader van bepaalde taken op grond van de handelsregisterwet;
• een aantal in de Wet op het financieel toezicht aangewezen instanties, onder andere de Belastingdienst, de Nationale Politie, FIOD, BFT, FIU-Nederland en Openbaar Ministerie;
• bijzondere opsporingsdiensten;
• de Dienst Justis, het Bureau Bibob, de Militaire inlichtingen- en veiligheidsdienst, de Koninklijke Marechaussee en de Rijksrecherche.

Sancties

Als een registratieplichtige entiteit de ubo’s niet juist heeft opgegeven, kan dat tot sancties leiden. Het onjuist registreren is een economisch delict. Het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst is belast met onderzoek naar een mogelijke overtreding van de ubo-register-regelgeving en kan adviseren aan de Minister van Financiën tot het opleggen van bestuursrechtelijke sancties aan de nalatige entiteit.

De ubo is verplicht om medewerking aan de entiteit te verlenen, zodat de entiteit de registratie juist kan verrichten. Als niet wordt meegewerkt, is dat eveneens een economisch delict.

Vraag advies!

Voor advies over de ingewikkelde ubo-register wetgeving, die ook verplichtingen op het gebied van de privacy met zich mee brengt, kunt u terecht bij het ubo-register team van Pellicaan Advocaten, dat bestaat uit Xander Alders, Ellen Timmer en Elif Barioglu.

Eerder geschreven artikelen:

• Het ubo-register treedt op 27 september in werking: moet ik iets doen?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de stichting?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de bv?
• Ubo-register: welke entiteiten worden in het register opgenomen?
• Ubo-register: wie is de ubo van de vof en de cv?
• Ubo-register: wie is de ubo van de bv met een stak?
• Ubo-register: Welke gegevens worden over de uiteindelijk belanghebbende geregistreerd?
• Ubo-register: wie heeft toegang tot de ubo-gegevens?
• Ubo-register: afscherming van ubo-gegevens voor het publiek