Ubo-register: wie heeft toegang tot de ubo-gegevens?

2 oktober 2020

Dit is het achtste artikel uit een serie die Pellicaan Advocaten publiceert over het Nederlandse ubo-register.

Eerder geschreven artikelen:

Inleiding

Voor de uiteindelijk belanghebbenden (ubo’s) van Nederlandse entiteiten, die vanaf 27 september 2020 bij de Kamer van Koophandel worden geregistreerd, is van belang wie toegang heeft tot de gegevens die aan de Kamer zijn verschaft. In dit artikel wordt de toegang door anderen dan de entiteit of de ubo zelf besproken, te weten:

[a]        iedereen: tegen betaling van een gering bedrag kan iedereen een uittreksel uit het handelsregister opvragen met daarin de ubo’s en een bepaalde set gegevens;
[b]        private ondernemingen: bepaalde ondernemingen hebben toegang tot meer gegevens dan de vorige categorie;
[c]        overheidsinstanties: een aantal aangewezen overheidsinstanties hebben toegang tot (vrijwel) alle gegevens.

Iedereen

Iedereen die dat wil, heeft, zonder dat degene die om inzage vraagt op integriteit wordt getoetst, tegen identificatie en betaling van een gering bedrag inzage in de volgende gegevens van iedere ubo:

  • de naam;
  • de geboortemaand en het geboortejaar;
  • de woonstaat;
  • de nationaliteit;
  • de aard van het door de ubo gehouden economische belang en de omvang van dit belang.

De gegevens die als bewijsstukken zijn gedeponeerd om de aard en omvang van een economisch belang van een ubo te onderbouwen, zijn niet voor iedereen in te zien.

De ubo wordt niet door de Kamer van Koophandel geïnformeerd door wie zijn gegevens zijn ingezien, waarmee in de wet wordt afgeweken van de hoofdregels van de AVG. Bijzonder is dat degenen die om inzage verzoeken recht op privacy hebben, terwijl dat de ubo niet wordt gegund. De rechten van de ubo zijn beperkt tot de mogelijkheid om aan de Kamer van Koophandel te vragen hoe vaak diens gegevens zijn ingezien door anderen dan FIU-Nederland en bevoegde autoriteiten. Laatstgenoemde instanties hebben overigens wel het recht om de gegevens van degenen die inzage hebben verzocht in te zien.

Wij hebben nog niet gelezen of de Kamer van Koophandel het gedeelte van de ubo-gegevens dat openbaar is, zal doorleveren aan gegevensleveranciers zoals Dun & Bradstreet, Graydon en Company Info. Aannemende dat dit wel gebeurt, is het de vraag hoe invulling wordt gegeven aan het wettelijke vereiste van identificatie van degene die inzage verkrijgt en betaling van het hiervoor genoemde bedrag.

Bepaalde ondernemingen

Bepaalde private ondernemingen, te weten banken, andere financiële ondernemingen en notarissen hebben daarnaast ook toegang tot  de gegevens van de ‘afgeschermde’ uiteindelijk belanghebbenden (onder andere bedreigde ubo’s en minderjarigen). Zij kunnen echter niet het BSN, de geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres van de ubo inzien.

Overheidsinstanties

Een groot aantal overheidsinstanties heeft toegang tot alle gegevens die over een ubo zijn geregistreerd. Daartoe behoren de toezichthouders op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), te weten DNB, AFM, Bureau Financieel toezicht, de deken (Nederlandse Orde van Advocaten), de Minister van Financiën (inzake onder meer domicilieverleners) en de kansspelautoriteit. Andere overheidsinstanties met toegang zijn onder andere de bijzondere opsporingsdiensten, Dienst Justis, Bureau Bibab, de Militaire inlichtingen- en veiligheidsdienst, de Koninklijke Marechaussee en de Rijksrecherche.

Privacy en afscherming

Bij de totstandkoming van de regelgeving was er kritiek op de openbaarheid van de ubo-gegevens, zoals hiervoor beschreven. Daarop gaan we in een afzonderlijk artikel in. Ook het afschermingsregime, onder andere voor bedreigde ubo’s, wordt in een apart artikel besproken.

Vraag advies!

Voor advies over de ingewikkelde ubo-register wetgeving, die ook verplichtingen op het gebied van de privacy met zich mee brengt, kunt u terecht bij het ubo-register team van Pellicaan Advocaten, dat bestaat uit Xander Alders, Ellen Timmer en Elif Barioglu.

Eerder geschreven artikelen: