Ubo-register: Welke gegevens worden over de uiteindelijk belanghebbende geregistreerd?

Dit is het zevende artikel uit een serie die Pellicaan Advocaten publiceert over het Nederlandse ubo-register.

Eerder geschreven artikelen:

• Het ubo-register treedt op 27 september in werking: moet ik iets doen?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de stichting?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de bv?
• Ubo-register: welke entiteiten worden in het register opgenomen?
• Ubo-register: wie is de ubo van de vof en de cv?
• Ubo-register: wie is de ubo van de bv met een stak?

In dit artikel behandelen we de gegevens die aan de Kamer van Koophandel moeten worden verschaft over de uiteindelijk belanghebbenden (ubo’s) van Nederlandse entiteiten, die vanaf 27 september 2020 bij de Kamer van Koophandel worden geregistreerd.

Wie doet opgave aan de Kamer van Koophandel?

Iedere entiteit is verplicht om opgave aan de Kamer van Koophandel te doen van haar ubo’s en om de bij de Kamer van Koophandel geregistreerde gegevens actueel te houden. Bij rechtspersonen ligt de verantwoordelijkheid bij het statutair bestuur van de rechtspersoon. Voorbeeld: de directie van een besloten vennootschap dient opgave te doen van de ubo(‘s) van de bv.

Welke gegevens moeten aan de KvK worden verschaft?

De gegevens die een entiteit aan de Kamer van Koophandel moet verschaffen zijn wettelijk voorgeschreven. De volgende gegevens worden verstrekt van iedere ubo:

1. Het burgerservicenummer, indien dat is toegekend.
2. Het fiscaal identificatienummer van een ander land dan Nederland waarvan de ubo ingezetene is, indien dat door zijn woonstaat aan de ubo is toegekend.
3. De naam, de geboortemaand en het geboortejaar, de woonstaat en de nationaliteit van de ubo.
4. De geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres van de ubo.
5. De aard en de omvang van het economisch belang van de ubo, als het een ubo is op grond van het houden van aandelen, stemrechten of een eigendomsbelang.

Van al deze gegevens moeten bij registratie van de ubo bewijsstukken bij de Kamer van Koophandel worden gedeponeerd. In een uitvoeringsbesluit worden een aantal voorbeelden genoemd om het economisch belang te onderbouwen, te weten kopieën van het aandeelhoudersregister, de statuten, een certificaathoudersregister, de oprichtingsakte of andere notariële aktes, een ledenregister, een contract van oprichting, een inschrijving in het Handelsregister of een organogram. Uit de te deponeren stukken moet wel de aard en omvang van het economisch belang van de ubo blijken. Desgewenst kunnen wij entiteiten daarbij assisteren.

In een apart artikel in deze serie zal worden besproken welke van deze gegevens openbaar zijn.

Wie controleert de registratie?

Het is de verantwoordelijkheid van de entiteit om de juiste gegevens inzake de ubo’s te verstrekken en deze te laten aanpassen als er een wijziging is opgetreden. De Kamer van Koophandel doet alleen een marginale toetsing. Met name de aard en omvang van een economisch belang moet doorlopend worden gemonitord, aangezien een dergelijk belang regelmatig kan wijzigen.

De juistheid van de geregistreerde gegevens moet daarnaast door ondernemingen die vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) worden gecontroleerd. Wwft-plichtige ondernemingen zijn onder meer banken en andere financiële instellingen, accountants, belastingadviseurs, advocaten en notarissen (waarbij in geval van advocaten en notarissen alleen bepaalde diensten onder de Wwft vallen). Wwft-plichtigen moeten een uittreksel opvragen waaruit de ubo’s blijken, maar zij mogen niet op dat uittreksel afgaan. Als de Wwft-plichtigen op basis van hun eigen cliëntenonderzoek constateren dat de cliënt een onjuiste ubo-opgave heeft gedaan, moeten zij dat melden bij de Kamer van Koophandel (de ‘terugmelding’). Zij zijn strafbaar als zij de terugmelding niet doen.

Ook bepaalde bevoegde autoriteiten zijn verplicht terugmeldingen te doen.

Heeft de ubo nog een taak?

Ja, op grond van een artikel in de Wwft is de ubo verplicht aan de entiteit alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor de registratie bij de Kamer van Koophandel.

Aandachtspunt is dat de Europese privacywet, de AVG, van toepassing is op de gegevensuitwisseling, wat onder meer betekent dat de entiteit aan ubo’s moet melden dat zij geregistreerd zullen gaan worden. Op de samenloop tussen de Wwft en de AVG komen wij nog afzonderlijk terug.

Vraag advies!

Voor advies over de ingewikkelde ubo-registerwetgeving, die ook verplichtingen op het gebied van de privacy met zich meebrengt, kunt u terecht bij het ubo-registerteam van Pellicaan Advocaten, dat bestaat uit Xander Alders, Ellen Timmer en Elif Barioglu.

Eerder geschreven artikelen:

• Het ubo-register treedt op 27 september in werking: moet ik iets doen?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de stichting?
• Ubo-register: wie is de uiteindelijk belanghebbende van de bv?
• Ubo-register: welke entiteiten worden in het register opgenomen?
• Ubo-register: wie is de ubo van de vof en de cv?
• Ubo-register: wie is de ubo van de bv met een stak?