Besluitvorming binnen de vennootschap
Statuten als basis voor besluitvorming
De statuten vormen het juridische fundament van de bv. Ze bepalen hoe besluiten genomen worden, wie waarvoor bevoegd is en welke procedures gevolgd moeten worden. Denk aan regels over:
- Oproepingstermijnen voor vergaderingen.
- Stemverhoudingen bij besluitvorming.
- Bevoegdheden van bestuurders en aandeelhouders.
- Wie een vergadering mag bijeenroepen.
Deze bepalingen zorgen voor duidelijkheid binnen de organisatie en zijn leidend bij de inrichting van zowel bestuursbesluiten als aandeelhoudersbesluiten.
Bestuursbesluiten
Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de bv en neemt besluiten over onder andere:
- Het opstellen van de jaarrekening.
- Het opstellen van de begroting.
- Het doen van investeringen.
- Het afsluiten van contracten of leningen.
- Het goedkeuren van dividenduitkeringen.
Bestuursbesluiten moeten zorgvuldig worden vastgelegd, bij voorkeur schriftelijk. Dit gebeurt meestal in de vorm van:
- Notulen van een bestuursvergadering.
- Een ondertekend besluit of papier of digitaal.
- Een formeel bestuursbesluit buiten vergadering (mits alle bestuurders instemmen).
Correcte vastlegging is belangrijk voor de bewijsvoering en aansprakelijkheidsbeperking, zeker bij geschillen of controles.
Aandeelhoudersbesluiten
Aandeelhoudersbesluiten zijn formele beslissingen die worden genomen door de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA). Ze zijn vereist bij onder andere:
- Het vaststellen van de jaarrekening.
- Het benoemen of ontslaan van bestuurders.
- Het wijzigen van de statuten.
- Het besluit tot dividenduitkering (onder voorbehoud van goedkeuring door het bestuur).
- Het ontbinden van de vennootschap.
Voor sommige besluiten is een gekwalificeerde meerderheid vereist – dat wil zeggen: een bepaald percentage van de stemmen. De wijze van besluitvorming en stemverhoudingen zijn vastgelegd in de statuten. Ook gelden er formele eisen voor oproeping en agendering. De besluiten worden vastgelegd in notulen of in een schriftelijk besluit buiten vergadering.
Voorbeeld uit de praktijk
In een vennootschap met drie aandeelhouders (waarvan één 60% van de aandelen bezit), kan deze meerderheidsaandeelhouder vrijwel alle besluiten zelfstandig nemen. In de praktijk zien we dat dit tot spanningen kan leiden, bijvoorbeeld wanneer deze aandeelhouder besluit om een andere bestuurder, die ook aandeelhouder is, te ontslaan.
In zo’n situatie is het extra belangrijk dat de statutaire procedure correct wordt gevolgd: de bestuurder moet tijdig worden opgeroepen, de ontslagreden moet vooraf worden gedeeld, en de bestuurder moet zich kunnen uitspreken tijdens de vergadering. Wordt dat niet goed gedaan, dan kan het besluit vernietigbaar zijn.
Meer grip op besluitvorming binnen je vennootschap?
Of het nu gaat om statuten, bestuursbesluiten of aandeelhoudersbesluiten: wij helpen je om alles juridisch goed vast te leggen en in lijn te brengen met de regels binnen jouw bv.
Het opstellen en vaststellen van de jaarrekening
Het opstellen van de jaarrekening
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Die moet binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar klaar zijn. In bijzondere gevallen mag deze termijn met 5 maanden worden verlengd. Daarvoor is dan een formeel besluit van de aandeelhouders nodig.
Het ondertekenen van de jaarrekening
Na het opstellen moet de jaarrekening worden ondertekend door de bestuurders (en eventueel commissarissen). Hiermee verklaren zij dat de jaarrekening naar hun mening juist is opgesteld. De ondertekening is verplicht. In de meeste gevallen heeft de ondertekening geen invloed op de termijn voor het deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Een uitzondering geldt wanneer alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, wat vaak voorkomt bij kleinere bv’s. In dat geval geldt de ondertekening automatisch als vaststelling van de jaarrekening en heeft deze wél gevolgen voor de termijn van deponering.
Het vaststellen van de jaarrekening
De algemene vergadering van aandeelhouders stelt de jaarrekening vast. Dit is een formeel besluit waarmee zij instemmen met de inhoud van de jaarrekening. Met deze stap wordt de jaarrekening officieel goedgekeurd. Voor de vaststelling geldt geen wettelijke uiterste datum. Wel heeft het moment van vaststelling gevolgen voor de deponering bij de Kamer van Koophandel.
Het deponeren bij de Kamer van Koophandel
De jaarrekening moet binnen 8 dagen na vaststelling worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Is sprake van een situatie waarbij ondertekening geldt als vaststelling – bijvoorbeeld bij een DGA-structuur – dan begint deze termijn te lopen vanaf de ondertekening.
Uiterlijk 12 maanden na het einde van het boekjaar moet de jaarrekening openbaar zijn gemaakt. Ook als de aandeelhouders de jaarrekening nog niet hebben vastgesteld, blijft het bestuur verantwoordelijk voor tijdige deponering. In dat geval moet duidelijk worden vermeld dat het om een niet-vastgestelde jaarrekening gaat.
Gevolgen van te late openbaarmaking
Een te late deponering kan worden aangemerkt als economisch delict. Bij faillissement ontstaat er bovendien een vermoeden van onbehoorlijk bestuur, waardoor bestuurders hoofdelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld.
Twijfel je over de juiste termijnen of over de vorm van vaststelling? Wij adviseren je graag over wat wanneer nodig is.
Het bijeenroepen van de algemene vergadering
Wie mag de algemene vergadering bijeenroepen?
Een algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) wordt in de regel bijeenroepen door het bestuur of de Raad van Commissarissen. In sommige gevallen kan deze bevoegdheid ook aan anderen worden toegekend via de statuten.
Daarnaast kunnen aandeelhouders zelf een vergadering aanvragen, mits zij samen ten minste 1% van het geplaatste aandelenkapitaal vertegenwoordigen, tenzij de statuten een andere drempel hanteren.
Termijn en wijze van oproepen
De oproeping voor een algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) moet voldoen aan een aantal wettelijke eisen. De oproep moet schriftelijk gebeuren, meestal per brief. Als een aandeelhouder hiermee vooraf heeft ingestemd en de statuten hiertoe de mogelijkheid biedt, mag de oproep ook per e-mail worden verzonden.
Daarnaast moet de oproeping altijd een agenda bevatten: een overzicht van de onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken en waarover eventueel besluiten worden genomen. De oproeping moet minimaal acht dagen vóór de datum van de vergadering zijn verstuurd.
Wordt de AVA niet correct opgeroepen (bijvoorbeeld te laat of zonder duidelijke agenda), dan zijn de genomen besluiten in veel gevallen vernietigbaar.
Vertegenwoordiging door bestuurders
Wat houdt vertegenwoordiging in?
Een besloten vennootschap (bv) kan zelf geen rechtshandelingen verrichten. In plaats daarvan treden natuurlijke personen op namens de vennootschap, bijvoorbeeld om een contract te sluiten. Alleen wie vertegenwoordigingsbevoegd is, kan de bv rechtsgeldig binden. Het is dus belangrijk vooraf te controleren wie mag tekenen.
Gezamenlijk of zelfstandig bevoegd?
Bestuurders zijn in principe gezamenlijk bevoegd om de bv te vertegenwoordigen. Vaak zijn ze ook ieder afzonderlijk bevoegd. Welke vorm geldt, staat in de statuten. Daarin kan ook staan dat bestuurders alleen samen mogen tekenen, of dat bepaalde bestuurders zijn uitgesloten.
Vertegenwoordigingsbevoegdheid buiten het bestuur
Ook anderen dan bestuurders kunnen tekenbevoegdheid krijgen, bijvoorbeeld medewerkers of externe partijen. Dit gebeurt via een volmacht (tijdelijk) of procuratie (structureel).
Let op: wil je dat deze bevoegdheden ook tegenover derden gelden? Dan moeten ze niet alleen intern worden vastgelegd, maar ook worden ingeschreven in het Handelsregister. Anders zijn ze buiten de bv niet afdwingbaar.
Belang van juiste tekenbevoegdheid
Twijfel je of iemand namens de bv mag tekenen? Raadpleeg dan altijd het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daarin staat of iemand zelfstandig of alleen samen met anderen mag handelen. Een persoon die daar niet als bevoegd vertegenwoordiger staat geregistreerd, kan de bv in principe niet binden.
Een verkeerde inschatting kan leiden tot ongeldige overeenkomsten en juridische problemen. In de praktijk gaat het nog weleens mis, bijvoorbeeld als één bestuurder zelfstandig tekent terwijl de statuten gezamenlijke bevoegdheid voorschrijven.
Voorkomen van onbevoegde vertegenwoordiging
Onbevoegde vertegenwoordiging kan grote gevolgen hebben. Denk aan ongeldige contracten, reputatieschade en mogelijk zelfs aansprakelijkheid van de handelende persoon. Binnen de bv kan een bestuurder die buiten zijn bevoegdheid handelt intern aansprakelijk worden gesteld als daardoor schade ontstaat.
Zorg er dus voor dat bevoegdheden duidelijk zijn vastgelegd, correct zijn ingeschreven en binnen de organisatie goed bekend zijn. Zo voorkom je dat je later moet uitleggen waarom iemand namens de bv iets heeft getekend wat eigenlijk niet mocht.
Wij helpen je bij het correct inrichten en registreren van tekenbevoegden, zodat je risico’s op onbevoegde vertegenwoordiging voorkomt.
Benoeming en ontslag van bestuurders
De benoeming van bestuurders
Bestuurders van een bv worden meestal benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA), tenzij de statuten iets anders bepalen. De benoeming is pas rechtsgeldig na een formeel besluit. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) is verplicht, maar geldt niet als bewijs van benoeming: het onderliggende besluit is leidend.
Het ontslag van bestuurders
Een bestuurder kan in principe op elk moment worden ontslagen. De wet stelt geen inhoudelijke eisen aan de reden van ontslag. Een formeel besluit van de AVA volstaat, tenzij de statuten anders bepalen. Het ontslagbesluit moet wél zorgvuldig tot stand komen:
- De bestuurder moet tijdig worden opgeroepen voor de vergadering waarin zijn ontslag aan de orde is.
- De agenda moet duidelijk vermelden dat er over het ontslag gestemd wordt.
- Tijdens de vergadering moet de bestuurder de kans krijgen om zijn visie te geven, zowel als bestuurder als werknemer.
Wordt dit niet goed geregeld, dan is het besluit vernietigbaar. In dat geval moet alsnog de route via het arbeidsrecht worden gevolgd, met risico op loondoorbetaling of schadevergoeding.
Wij begeleiden je bij een correcte ontslagprocedure en zorgen dat alles juridisch klopt.
De arbeidsrechtelijke gevolgen bij ontslag
Veel bestuurders hebben ook een arbeidsovereenkomst met de bv. Ontslag als statutair bestuurder betekent vaak ook het einde van de arbeidsrelatie. De gebruikelijke ontslagbescherming voor werknemers geldt dan niet. Wel kan de bestuurder het ontslag aanvechten en schadevergoeding eisen als er geen redelijke grond was.
Let op: ook bij bestuurders geldt een opzegverbod tijdens ziekte. In dat geval mag de arbeidsovereenkomst niet worden beëindigd.
In- en uitschrijving bij de Kamer van Koophandel
Na benoeming of ontslag moet dit zo snel mogelijk worden doorgegeven aan de KvK met formulier 17a (inschrijving) of 17b (uitschrijving). Zorg dat het besluit goed is vastgelegd (bijv. in de notulen), want een onjuiste registratie kan problemen opleveren bij vertegenwoordiging of aansprakelijkheid.
Dividenduitkering: rol van bestuur en aandeelhouders
Wie beslist over dividend?
Als een bv winst heeft gemaakt, kunnen de aandeelhouders besluiten om een deel daarvan als dividend uit te keren. Dit gebeurt via een formeel besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders. Maar dit besluit is niet voldoende: het bestuur moet daarna toestemming vragen voor de uitkering.
Wat toetst het bestuur?
Het bestuur mag de uitkering alleen goedkeuren als de financiële gezondheid van de bv dat toelaat. Hiervoor moet het bestuur twee wettelijke toetsen uitvoeren:
- Balanstest. Na de uitkering moet het eigen vermogen van de bv nog steeds groter zijn dan de wettelijke en statutaire reserves. Dit is een toets op basis van de balans.
- Uitkeringstest. Het bestuur moet inschatten of de bv ook ná de uitkering haar schulden op tijd kan blijven betalen.
Als het bestuur twijfelt aan de uitkomst van deze toetsen, mag het het dividendbesluit weigeren - ook al hebben de aandeelhouders anders besloten.
Gevolgen van een onrechtmatige dividenduitkering
Keurt het bestuur een dividenduitkering goed terwijl dat financieel onverantwoord is? Dan kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de schade die daaruit voortvloeit, bijvoorbeeld als de bv later failliet gaat. Ook aandeelhouders lopen risico: als zij wisten of redelijkerwijs konden weten dat de uitkering onverantwoord was, kunnen ook zij aansprakelijk worden gesteld voor het tekort.
Wij adviseren je bij dividenduitkeringen en zorgen dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen.
Ultimate beneficial owner (UBO)
Wie is de UBO?
De UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de natuurlijke persoon die uiteindelijk zeggenschap heeft over een organisatie. Meestal is dat iemand (of zijn dit meerdere personen) met meer dan 25% van de aandelen of stemrechten in een bv, vof, maatschap of andere rechtsvorm. Is er niemand met zo’n belang? Dan worden de hoger leidinggevenden als UBO aangemerkt, zoals de statutair bestuurders.
Meldplicht bij de Kamer van Koophandel
UBO’s moeten binnen 7 dagen na oprichting van de organisatie of bij wijziging worden ingeschreven in het UBO-register van de KvK. Dit geldt o.a. voor bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid, vof’s, maatschappen en cv’s.
Wat als je niet (op tijd) meldt?
Het niet (op tijd) melden van UBO-gegevens kan vervelende gevolgen hebben:
- De Belastingdienst of Bureau Economische Handhaving kan een bestuurlijke boete opleggen tot € 22.500 of een dwangsom eisen.
- Bij opzettelijke overtreding is strafrechtelijke vervolging mogelijk, zeker bij verdenking van fraude of witwassen.
- Banken, notarissen of andere partijen kunnen weigeren samen te werken zolang de gegevens niet kloppen, bijvoorbeeld bij overnames of financieringen.
Wij helpen je bij het bepalen en registreren van de juiste UBO’s. zodat je geen risico loopt. Meer weten? Lees verder in onze artikelen over het UBO-register.
Pellicaan Advocaten: jouw partner in corporate compliance
Als bestuurder of aandeelhouder wil je zeker weten dat de vennootschap juridisch goed is ingericht. Dat besluiten correct worden genomen, de juiste stukken tijdig worden vastgelegd en je niet voor verrassingen komt te staan bij bijvoorbeeld een ontslag, dividenduitkering of aandeelhouderswijziging. Pellicaan Advocaten helpt je bij het opzetten en onderhouden van een stevige compliance-structuur.
Wij helpen bij:
- Het inrichten en vastleggen van besluitvorming binnen de vennootschap. Denk aan het opstellen van bestuursbesluiten en aandeelhoudersbesluiten, met inachtneming van de statutaire bepalingen.
- Het bepalen welke besluiten het bestuur moet nemen en hoe je die zorgvuldig vastlegt. Bijvoorbeeld bij het vaststellen van de begroting, het benoemen of ontslaan van procuratiehouders of bestuurders en het vaststellen van het beloningsbeleid van personeel of directie.
- Het opstellen, vaststellen en deponeren van de jaarrekening. Wij adviseren over de juiste termijnen, benodigde besluiten en wat te doen als aandeelhouders ook bestuurder zijn.
- Het oproepen van een algemene vergadering van aandeelhouders conform de statuten. Wij zorgen dat oproepingen correct en tijdig plaatsvinden en voorkomen dat besluiten later vernietigd kunnen worden.
- De vertegenwoordiging van de bv door bestuurders. Wij adviseren over (gezamenlijke of individuele) tekenbevoegdheid en wat je moet regelen voor medewerkers of derden via volmacht of procuratie.
- De benoeming en het ontslag van bestuurders. Wij begeleiden bij een correcte besluitvorming én zorgen voor juiste inschrijving of uitschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
- Dividenduitkeringen aan aandeelhouders. Wij adviseren over de rol van het bestuur bij de balanstest en uitkeringstoets en begeleiden bij het opstellen van de benodigde besluiten.
- De registratie van de ultimate beneficial owner (UBO). Wij helpen je vast te stellen wie de UBO is, wat te doen bij wijzigingen in aandeelhoudersbelangen en hoe je dit correct doorvoert in het UBO-register.
Staat jouw vraagstuk er niet tussen? Wij gaan graag met je in gesprek.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek
Heb je vragen over corporate compliance, besluitvorming binnen de vennootschap of wil je zeker weten dat alles juridisch goed is ingericht? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Ons team staat klaar om je verder te helpen.
Neem contact op
