IT-contracten
Digitalisering biedt volop kansen: snellere processen, slimme software en betere samenwerking. Tegelijkertijd brengt het ook risico’s met zich mee, zoals afhankelijkheid van leveranciers, technische uitval of onduidelijke afspraken. Door goede IT-contracten op te stellen, leg je afspraken vast die passen bij jouw situatie. Zo verklein je de risico's en zorg je voor een samenwerking die soepel verloopt.
Pellicaan Advocaten ondersteunt afnemers en leveranciers bij het opstellen, beoordelen en uitonderhandelen van IT-contracten. Wij denken met je mee, stellen de juiste vragen en vertalen jouw belangen naar heldere, werkbare afspraken. Oftewel: een IT-contract dat stevig staat. Of het nu gaat om nieuwe contracten, onderhandelingen of het oplossen van een conflict: je kunt op ons rekenen.
Neem contact opOver Pellicaan Advocaten
Ik heb een vraag over:
- Wat is een IT-contract?
- Welke soorten IT-contracten zijn er?
- Jullie recente ervaring met IT-contracten
- Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten in IT-contracten?
- Wat Pellicaan Advocaten voor mij kan betekenen
Wat is een IT-contract?
Een IT-contract is vaak in de basis een overeenkomst van opdracht, waarbij een bedrijf een IT-leverancier inschakelt om een specifieke dienst te leveren. Denk aan het beschikbaar maken of het ontwikkelen van een applicatie, het installeren van hardware, het beheren van systemen of het onderhouden van software.
De overeenkomst van opdracht is wettelijk geregeld. De wet bepaalt onder meer dat de IT-leverancier zijn werk zorgvuldig moet uitvoeren en zich moet gedragen als een ‘goed opdrachtnemer’. Hij moet de aanwijzingen van de opdrachtgever opvolgen en de voortgang actief terugkoppelen.
Daarnaast heeft de leverancier recht op een redelijk loon en vergoeding van gemaakte kosten. Op basis van de wet mag de opdrachtgever de overeenkomst in principe op elk moment opzeggen, terwijl de opdrachtnemer dat niet zomaar kan doen.
In de praktijk is het vaak niet duidelijk wat deze wettelijke regels precies betekenen in een specifieke situatie. Daarom is het voor beide partijen belangrijk om duidelijke, op maat gemaakte afspraken te maken.
Een goed IT-contract beschermt de belangen van beide partijen
In veel gevallen kiezen partijen ervoor om van de wettelijke bepalingen af te wijken. En dat is logisch. Door samen een goed IT-contract op te stellen, leg je helder vast wat de verwachtingen zijn, beperk je risico’s en voorkom je misverstanden. Zowel opdrachtgever als leverancier heeft daar baat bij.
Zo wil een leverancier vaak voorkomen dat een opdrachtgever op elk moment mag opzeggen, zeker als er flinke investeringen zijn gedaan. De opdrachtgever wil op zijn beurt precies weten wat er geleverd wordt, wanneer het klaar is en wat het gaat kosten.
Een goed IT-contract zorgt dus voor balans. Het beschermt de belangen van beide partijen, is helder en eerlijk en sluit aan bij de praktijk. Het is geen standaarddocument, maar maatwerk afgestemd op de samenwerking, het project en de wederzijdse verantwoordelijkheden.
Welke soorten IT-contracten zijn er?
IT-contracten zijn er in allerlei soorten en maten. Logisch ook, want ‘IT’ is een breed begrip: van het leveren van hardware tot het bouwen van maatwerksoftware en alles daartussenin. Elk type dienst of product vraagt om andere afspraken, en dus om een ander soort contract.
In de praktijk is een IT-contract vaak een combinatie van verschillende afspraken en bijbehorende wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan een ontwikkeltraject waarbij niet alleen software op maat wordt gebouwd, maar ook de hosting wordt verzorgd, de klant een gebruikslicentie voor standaard applicatie krijgt en er afspraken worden gemaakt over onderhoud en ondersteuning.
In zo’n traject komen meerdere contractvormen samen, zoals een ontwikkelovereenkomst, een SaaS-overeenkomst en een Service Level Agreement (SLA). Worden er persoonsgegevens verwerkt dan is ook een verwerkersovereenkomst vereist.
Daarom is het goed om stil te staan bij de meest voorkomende vormen van IT-contracten en wat daar juridisch bij komt kijken.
Veelvoorkomende IT-contracten
IT-contracten zijn er in veel soorten, maar deze vormen zien we in de praktijk het vaakst terug. Ze worden gebruikt bij het leveren, gebruiken en onderhouden van software, en vormen vaak de basis van een goede IT-samenwerking.
SaaS-overeenkomst (Software as a Service)
Een SaaS-overeenkomst sluit je af als je software niet op je eigen systemen draait, maar via de cloud wordt aangeboden. De leverancier zorgt dan voor de werking, beveiliging en beschikbaarheid van de software.
Dit contract komt vaak voor als je gebruik maakt van een (min-of-meer) standaard applicatie die je via het internet benadert, bijvoorbeeld CRM-, boekhoud- of planningssoftware. Hierin leg je afspraken vast over prestaties, databeveiliging en wat er gebeurt als je wilt overstappen naar een andere leverancier.
Softwareontwikkelingsovereenkomst
Deze overeenkomst gebruik je als je software op maat laat bouwen. Bijvoorbeeld omdat bestaande pakketten niet (volledig) voldoen of omdat je iets unieks nodig hebt. Hierin leg je vast wat er gebouwd moet worden, wanneer het klaar is, hoeveel het kost en wie de rechten op de software krijgt. Ook afspraken over wijzigingen, fouten of extra werk horen hierin thuis.
Service Level Agreement (SLA)
Een Service Level Agreement hoort vaak bij SaaS- of onderhoudscontracten en beschrijft wat je mag verwachten van de dienstverlening. Denk aan beschikbaarheid van systemen, responstijden bij storingen en bereikbaarheid van support. Een goede SLA geeft grip op kwaliteit en voorkomt discussie als er iets misgaat.
Algemene voorwaarden IT/ICT
Algemene voorwaarden zijn de juridische basis voor vrijwel elk IT-contract. Hierin staan algemene afspraken over zaken als aansprakelijkheid, betaling, opzegging en overmacht. Door deze voorwaarden goed af te stemmen op je IT-diensten, voorkom je dat je steeds opnieuw dezelfde afspraken moet maken en dek je risico’s op een slimme manier af.
In de offerte of opdrachtbevestiging met de afnemer worden de specifieke details van de overeenkomst vastgelegd en de algemene voorwaarden worden daarop van toepassing verklaard.
Licentieovereenkomst
Een licentieovereenkomst regelt het gebruiksrecht van software. Dit kan gaan om standaardsoftware die on premise (lokaal) wordt geïnstalleerd of om software die onderdeel uitmaakt van een groter traject zoals SaaS of maatwerk.
Belangrijke aandachtspunten zijn de duur van de licentie, eventuele gebruiksbeperkingen (zoals het aantal gebruikers of apparaten), en wat de afnemer met de software mag doen. De licentieovereenkomst kan ook onderdeel zijn van de SaaS-overeenkomst.
Koopovereenkomst
Bij de aanschaf van hardware – denk aan servers, laptops of netwerkapparatuur – is vaak een koopovereenkomst van toepassing. Hierin leg je vast wat er geleverd wordt, tegen welke prijs, met welke leveringsvoorwaarden en onder welke garantie. Ook de eigendomsoverdracht en aansprakelijkheid bij gebreken spelen hierin een rol. Het is ook mogelijk dat hardware geleased wordt.
Regelmatig voorkomende IT-contracten
Naast de meest voorkomende IT-contracten, zijn er nog een aantal andere contractvormen die we in de praktijk regelmatig tegenkomen. Hieronder lichten we ze kort toe.
- Hostingovereenkomsten: regelt het onderbrengen van software of data bij een externe hostingpartij. Van belang voor beschikbaarheid, beveiliging, privacy en ondersteuning bij beëindiging van de dienstverlening (exitregeling).
- Verwerkersovereenkomsten: verplicht als er persoonsgegevens worden verwerkt. Hierin spreek je af wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe data beschermd wordt.
- ICT-raamovereenkomsten: een overkoepelende overeenkomst die de samenwerking op hoofdlijnen vastlegt. Wordt vaak gebruikt bij langdurige samenwerking of bij veel losse opdrachten, zoals bij IT-inhuur of doorontwikkeling.
Specifieke IT-contracten voor bijzondere situaties
Sommige contracten kom je minder vaak tegen, maar zijn wél van groot belang in specifieke situaties. Hieronder twee voorbeelden:
- Broncode depot-overeenkomst: hiermee wordt de broncode van software veiliggesteld bij een onafhankelijke derde partij. Als de leverancier bijvoorbeeld failliet gaat, krijgt de afnemer toegang tot de code.
- Samenwerkingsovereenkomst: legt de samenwerking vast tussen twee (gelijkwaardige) partijen die samen een product of dienst ontwikkelen of aanbieden. Vooral van belang bij gezamenlijke innovatie of co-creatie.
Onze recente ervaring met IT-contracten
Onze praktijkervaring is breed, maar een groot deel van ons werk draait om het opstellen, onderhandelen en het beoordelen en aanpassen van IT-contracten. Dat doen we vooral bij cloudgebaseerde oplossingen (zoals SaaS en andere XaaS-vormen), maar ook bij maatwerktrajecten. Enkele recente voorbeelden:
Agile softwareontwikkeling
Voor een organisatie in de zakelijke dienstverlening beoordeelden we contractstukken voor een Agile ontwikkelingstraject. We stelden aanpassingen voor en voerden de onderhandelingen over de voorwaarden, passend bij de flexibele aard van het project.
SaaS-licentie en maatwerk-applicatie
Een hulpverlenende non-profit ondersteunden we bij het opstellen en onderhandelen van contracten voor het afnemen van SaaS-diensten, maatwerksoftware en bijbehorende implementatie-, onderhouds- en beheerdiensten.
Dit is slechts een greep uit onze ervaring. Lees verder hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij het opstellen, beoordelen en onderhandelen van IT-contracten.
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten in IT-contracten?
Bij het opstellen en beoordelen van IT-contracten komen telkens terugkerende vragen en thema’s naar voren. Welke daarvan relevant zijn, hangt af van de specifieke situatie. Hieronder vind je de 7 meest voorkomende aandachtspunten waar onze specialisten in de praktijk scherp op letten:
1. Rechten en verplichtingen
Wat zijn de verantwoordelijkheden van de leverancier en afnemer? Hoe ga je om met wijzigingen in de scope van het project? En hoe zorg je ervoor dat de software of dienst ook echt doet wat is beloofd?
2. Gebruik en prijs
Hoe mag de software gebruikt worden en zijn daar beperkingen aan verbonden? En klopt de prijs van de licentie of dienst met het beoogde gebruik?
3. Intellectueel eigendom
Bij maatwerksoftware is het belangrijk te bepalen wie de rechthebbende is op de ontwikkelde software of technologie. In andere gevallen krijgt de afnemer meestal een licentie. Dan is het weer van belang of die licentie past bij het beoogde gebruik en of de prijs daarop aansluit.
4. Service Level Agreements (SLA’s)
Wat mag je verwachten qua beschikbaarheid en prestaties? Hoe worden incidenten afgehandeld? En wat gebeurt er als de leverancier zich niet aan de afgesproken servicelevels houdt?
5. Geheimhouding en beveiliging
Hoe wordt vertrouwelijke informatie beschermd? Welke beveiligingsmaatregelen zijn afgesproken, bijvoorbeeld bij verwerking van persoonsgegevens of clouddiensten?
6. Aansprakelijkheid en vrijwaring
Wat is de maximale aansprakelijkheid van elke partij? En hoe worden eventuele claims of conflicten afgehandeld?
7. Duur en beëindiging
Hoe lang duurt het IT-contract, hoe zit het met verlenging, en onder welke voorwaarden kan het worden opgezegd? Duidelijkheid hierover voorkomt problemen bij beëindiging of overstap.
Pellicaan Advocaten: jouw partner bij IT-contracten
Bij het opstellen, beoordelen en uitonderhandelen van IT-contracten komt veel kijken. Je wilt dat afspraken duidelijk zijn, risico’s beheersbaar blijven en dat je niet voor verrassingen komt te staan. Pellicaan Advocaten staat naast je met praktische, scherpe en resultaatgerichte juridische ondersteuning. Of je nu leverancier bent of afnemer: wij helpen je verder.
Wij helpen bij:
- Opstellen, beoordelen en onderhandelen van IT-contracten, zoals voor XaaS-oplossingen, softwareontwikkeling, implementatietrajecten, onderhoud en SLA’s. We zorgen dat afspraken aansluiten op de praktijk én juridisch stevig staan.
- Adviseren over licentiestructuren en samenwerkingenmet partners, distributeurs of agenten. We helpen je duidelijke afspraken te maken over rechten, verantwoordelijkheden en commerciële spelregels.
- Begeleiden bij de juridische aspecten van online verkoop en elektronische contractsluiting. Denk aan informatieverplichtingen, het verwerken van bestellingen, algemene voorwaarden en de rol van toestemming.
- Vastleggen van afspraken over intellectueel eigendom op software,zoals het gebruiksrecht of de overdracht van broncodes en technologie. Zo weet je zeker wie wat mag en voorkom je discussie achteraf.
- Adviseren bij vastlopende IT-projecten of conflicten. We denken mee over een oplossing en staan je bij in procedures over IT- of privacygeschillen als het niet lukt er samen uit te komen.
Staat jouw vraagstuk er niet tussen? Tijdens een vrijblijvend gesprek bespreken we graag wat er speelt en hoe we je kunnen helpen.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek
Heb je vragen over een IT-contract, een lopend traject of wil je juridisch gedoe liever vóór zijn? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek – bij jou op locatie of bij ons op kantoor. Ons team staat klaar om je verder te helpen.
