Ondertekening in het digitale tijdperk

Tegenwoordig is het elektronisch ondertekenen van een overeenkomst niets nieuws meer. Denk aan een overeenkomst die we fysiek ondertekenen en vervolgens inscannen. Ook kan gebruik worden gemaakt van programma’s voor ondertekening, zoals DocuSign en Adobe Sign. Indien een handtekening door de rechter niet als voldoende betrouwbaar wordt beoordeeld, kan dit grote gevolgen hebben, zo blijkt uit de rechtspraak. Om die reden zetten we hieronder uiteen waar je op dient te letten bij elektronische ondertekening.

Voldoende betrouwbaar

Volgens de wet is het mogelijk om elektronisch te ondertekenen en worden aan een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen toegekend als aan een ‘natte handtekening’. Voorwaarde voor de elektronische handtekening is dat deze voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de handtekening wordt gebruikt. Hiervan zal altijd sprake zijn wanneer gebruik wordt gemaakt van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit is een elektronische handtekening die voldoet aan de volgende vereisten:

• zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
• zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
• zij komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;
• zij is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord;
• de handtekening is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen; en
• de handtekening is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor digitale handtekeningen.

Als een elektronische ondertekening wordt gebruikt die niet voldoende betrouwbaar is, kan dat vervelende gevolgen hebben. Hiermee komt de bewijskracht van de ondertekening onder druk te staan, wat er in het uiterste geval toe kan leiden dat het ondertekende document geen bewijskracht toekomt voor het bestaan van een overeenkomst.

Gebruik onvoldoende betrouwbaar middel

Zo heeft Rechtbank Zuid-West-Brabant in een zaak geoordeeld dat een handtekening via Adobe Sign niet als voldoende betrouwbaar te gelden heeft. Dit was het geval toen namens een vennootschap een overeenkomst tot borgtocht werd afgesloten, waarbij de bestuurder zich hoofdelijk aansprakelijk stelde voor de lening van een aanzienlijk bedrag. Hoewel hierbij sprake was van een ondertekening via een programma speciaal ontwikkeld voor digitale ondertekening (Adobe), leidde dit volgens de rechtbank niet tot een voldoende betrouwbare handtekening. Het gevolg hiervan was dat de digitaal ondertekende overeenkomst geen bewijskracht toekwam. De overeenkomst tot borgtocht werd als niet gesloten beschouwd. De reden dat de handtekening niet voldoende betrouwbaar werd geacht, was dat de handtekening niet kon worden toegedicht aan de vermeende ondertekenaar.

Uit deze uitspraak van de rechtbank volgt dat het van belang is dat een digitale handtekening wordt gebruikt waarbij een duidelijke relatie bestaat tussen de persoon die de handtekening zet en het ondertekende document. Het moet vast komen te staan dat degene die in de overeenkomst wordt aangemerkt als ondertekenaar, daadwerkelijk de ondertekenaar is.

Controleer de betrouwbaarheid

Een manier om dit probleem te ondervangen is door gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Om zeker te zijn dat hiervan gebruik wordt gemaakt, kan het programma van ondertekening worden gecontroleerd in de database van de Europese Commissie. Hieruit blijkt bijvoorbeeld dat DocuSign als gekwalificeerd middel wordt aangemerkt en gekwalificeerde certificaten mag uitgeven. Een elektronische ondertekening met behulp van een programma zoals DocuSign zal daarmee in principe tot een geldige ondertekening leiden en worden gelijkgesteld met een ‘natte’ handtekening.

Indien gebruik wordt gemaakt van een niet-gekwalificeerd middel, is het van belang altijd na te gaan of het middel betrouwbaar genoeg is voor de ondertekening. Uit de eerdergenoemde rechtspraak is dan met name van belang of er voldoende zekerheid bestaat dat de ondertekening kan worden verbonden aan de ondertekenaar.

Hoewel de wereld in rap tempo digitaliseert en de elektronische ondertekening als vanzelfsprekend wordt ervaren, blijkt dat de juridische praktijk hier nog niet naadloos op aansluit. Het is daarom altijd verstandig om er bij elektronische ondertekening voor te zorgen dat een voldoende betrouwbaar middel wordt gebruikt. Indien gebruik wordt gemaakt van een handtekening in de vorm van een scan  is het aan te raden er altijd voor te zorgen dat het een scan is van een ‘natte’ handtekening en het originele exemplaar wordt bewaard. Deze originele versie kan dan altijd als bewijs dienen in geval van onenigheid.

Contact

Indien je met vragen zit rondom ondertekeningen, neem dan vooral contact op met Robert van der Hauw. Hij denkt met plezier mee in elke situatie en komt graag met een gepaste oplossing. Robert is telefonisch bereikbaar via 088 627 22 20, per e-mail via robert.vanderhauw@pellicaan.nl of via Teams.

Veel dank aan Gijs van Dongen, paralegal ondernemingsrecht in Amsterdam. Hij heeft dit artikel geschreven.