Het instemmingsrecht van de ondernemingsraad

Op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft een ondernemingsraad (‘OR’), naast het adviesrecht, een instemmingsrecht ten aanzien van nadrukkelijk in de wet opgesomde regelingen van de ondernemer. In dit artikel wordt behandeld bij welke besluiten de OR een instemmingsrecht heeft en hoe dit proces verloopt. 

Instemmingsplichtige besluiten

De besluiten waarvoor een instemmingsrecht geldt, zijn limitatief opgesomd in artikel 27 van de WOR en hebben alle betrekking op collectieve regelingen. Enkele veel voorkomende regelingen (met een collectief karakter, dus niet voor individuele gevallen) waarvoor een instemmingsrecht geldt, zijn vaststelling, wijziging of intrekking van:

• een regeling op grond van een pensioenovereenkomst;
• een regeling met betrekking tot arbeidstijd, rusttijd of vakanties;
• een beloningssysteem;
• een regeling met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie;
• een regeling met betrekking tot scholing;
• een regeling met betrekking tot een personeelsbeoordelingssysteem;
• een regeling met betrekking tot verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

De volledige opsomming vindt u in artikel 27 van de WOR. Aan de hand van de limitatieve opsommingen in artikel 25 en 27 is het altijd van belang na te gaan welk besluit er ligt en welke vorm van medezeggenschap (dit kan ook een adviesrecht zijn) op dit besluit of regeling van toepassing is.

Is een onderwerp al inhoudelijk (en uitputtend) geregeld in een cao? Dan vervalt het instemmingsrecht van de OR. Als de cao nog enige zelfstandige beslissingsruimte laat aan de ondernemer, dan heeft de OR voor de ruimte die nog is opengelaten, een instemmingsrecht.

Het proces van de instemmingsaanvraag

1. Aankondiging voornemen instemmingsplichtig besluit

Op enig moment zal de bestuurder aankondigen dat de ondernemer voornemens is om een instemmingsplichtig besluit te nemen. Dit kan worden besproken in het jaarlijkse overleg, maar ook op een ander moment. Een OR en de ondernemer zullen daarbij ook afspraken maken over de betrokkenheid van de OR bij de regeling (denk aan het informeren van de OR of het actief meedenken).

Er dient telkens sprake te zijn van een voorgenomen besluit. Het besluit dient dus wel concreet genoeg te zijn (dus niet slechts een beleidsvoornemen), maar ook niet te concreet (al bijna in de uitvoering) zodat de OR geen invloed meer kan uitoefenen. 

2. Schriftelijke instemmingsaanvraag

Vervolgens zal de schriftelijke instemmingsaanvraag worden ingediend. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een toelichting op het besluit (om welke regeling gaat het en wat wordt er ingevoerd, gewijzigd of ingetrokken), de beweegredenen en de gevolgen van het besluit voor de werknemers.  

3. Verzamelen informatie door OR en overlegvergadering

Nadat de schriftelijke instemmingsaanvraag is ingediend, moet de OR beoordelen of de aanvraag voldoende duidelijk is. Als dat niet het geval is, dient de OR aanvullende informatie op te vragen of vragen te stellen. Er dient in ieder geval eenmaal een bespreking plaats te vinden tussen de OR en de ondernemer. Indien nodig, wordt het instemmingsverzoek verder besproken. Gedurende deze periode zal de OR ook bij de werknemers nagaan wat zij vinden van het voorgenomen besluit.

4. Het verlenen of niet verlenen van instemming door de OR

Als de OR over voldoende informatie beschikt, deelt de OR schriftelijk mede of er instemming wordt verleend of niet. Het kan zijn dat de OR twijfelt en geen instemming verleent. In dat geval kan de OR wel enkele voorwaarden stellen aan het verlenen van de instemming (bijvoorbeeld een wijziging van de regeling) en verzoeken daarna opnieuw een instemmingsaanvraag in te dienen. Overigens gelden er geen vaste termijnen waarbinnen de instemming moet zijn verleend.  

5. Besluit van de ondernemer

Nadat de ondernemer de mededeling heeft ontvangen of de OR instemt met het besluit of niet, deelt hij schriftelijk mee welke besluit hij zal nemen. Mocht de OR instemming verlenen, dan zal de ondernemer laten weten dat de regeling inderdaad wordt ingevoerd. Als de OR geen instemming verleent, dan laat de ondernemer weten of hij zich hierbij neerlegt (en dus de regeling niet invoert) of dat hij vervangende toestemming gaat vragen bij de kantonrechter.

Wordt de regeling toch ingevoerd zonder instemming?

Als de ondernemer toch een regeling invoert, wijzigt of intrekt zonder dat de OR hiervoor instemming heeft gegeven, dan is dit besluit nietig. De OR moet wel schriftelijk een beroep doen op de nietigheid van het besluit. Dit geldt zowel bij het invoeren als bij het wijzigen of intrekken van een regeling waarvoor geen instemming is verleend, alsmede bij het niet vragen van instemming aan de OR (terwijl dit wel verplicht is).

De OR zal de nietigheidsverklaring binnen één maand na het constateren van de overtreding (ermee bekend worden dat het besluit is uitgevoerd) aan de ondernemer moeten toesturen. Mocht de ondernemer naar aanleiding van de nietigheidsverklaring het besluit niet alsnog intrekken, dan dient de OR het geschil voor te leggen aan de kantonrechter.

Heeft u een vraag over het instemmingsrecht of heeft u behoefte aan begeleiding in een instemmingstraject? Neemt u dan gerust contact op met Lisanne Wigboldus of Floris Asscher. Zij denken graag met u mee!