Werkgever mag inzagerecht van de werknemer in een arbeidsgeschil beperken

Inleiding

Op 4 oktober 2024 heeft de Hoge Raad arrest gewezen in een zaak waarin de vraag centraal stond of een werkgever rechtmatig het inzagerecht van een voormalig werknemer heeft beperkt. De werkgever heeft geweigerd om de ex-werknemer inzage te geven in het door de werkgever in het kader van een arbeidsgeschil bij een derde ingewonnen advies. Uit de AVG en UAVG volgt dat het recht op inzage kan worden beperkt indien dit in het individuele geval noodzakelijk en evenredig is ter waarborging van (o.a.) de “bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen”. De werkgever stelde een zwaarwegend belang te hebben om in vrijheid en beslotenheid haar standpunt in het arbeidsgeschil met de werknemer te bepalen en de verdediging tegen of het instellen van een rechtsvordering of verzoek voor te bereiden. Het hof oordeelde dat de werkgever in dit geval het inzageverzoek van de werknemer ten aanzien van het ingewonnen advies in het arbeidsgeschil mocht weigeren, welk oordeel werd bekrachtigd door de Hoge Raad.

Achtergrond en verzoek

Verzoekster in deze zaak is een voormalig werkneemster van de rechtbank Noord-Holland. Tussen de rechtbank (hierna werkgever) en werkneemster was een arbeidsgeschil ontstaan. Ten tijde van dat geschil heeft de werkgever advies ingewonnen bij de Raad voor de rechtspraak (‘Rvdr’). Partijen hebben na mediation een regeling getroffen en deze vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.
Verzoekster heeft vervolgens gevraagd om inzage in haar persoonsgegevens. De werkgever heeft aan het inzageverzoek gehoor gegeven met uitzondering van twee stukken; de adviesaanvraag van de werkgever en het advies gegeven door de Rvdr (hierna gezamenlijk ook: het ‘Advies’). Verzoekster start een procedure en verzoekt om inzage in het Advies van de Rvdr.

Oordeel hof

De rechtbank wijst het verzoek af en het hof bekrachtigt dit oordeel. Het hof overweegt ten aanzien van het verzoek als volgt. Het Advies zijn persoonsgegevens waardoor verzoekster in beginsel recht heeft op inzage in de stukken. Het recht op inzage kan beperkt worden wanneer dit in het individuele geval noodzakelijk en evenredig is ter waarborging van de “bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen” (art. 23 lid 1 aanhef en onderdeel i AVG jo. art. 41 lid 1 aanhef en onderdeel i UAVG). Onder “anderen” wordt ook de verwerkingsverantwoordelijke – in dit geval de werkgever – begrepen.

Rechten en vrijheden anderen: vrijheid en beslotenheid juridisch advies
Het hof overweegt dat de werkgever in dit geval een zwaarwegend belang heeft om in vrijheid en beslotenheid een standpunt in het arbeidsgeschil met verzoekster te bepalen en de verdediging tegen of het instellen van een rechtsvordering of verzoek voor te bereiden. Het inzagerecht kan worden beperkt, indien dat noodzakelijk en evenredig is om bescherming van dit zwaarwegend belang te waarborgen.

Noodzakelijke beperking?
Het hof oordeelt dat het noodzakelijk is dat werkgever en de Rvdr ongestoord en in vrijheid met elkaar kunnen overleggen. Wanneer zij inzage moeten geven in het Advies doet dit onevenredige afbreuk aan die ongestoorde gedachtewisseling. Om die reden is het niet geven van inzage noodzakelijk om de ongestoorde gedachtewisseling te kunnen waarborgen.

Evenredige beperking?
De weigering is daarnaast evenredig omdat de werkgever op haar beurt geen inzage heeft in de manier waarop verzoekster in het arbeidsgeschil tot haar standpunt is gekomen. Toewijzing van het inzageverzoek zou dan ook in belangrijke mate afbreuk doen aan het op grond van art. 6 EVRM beschermde beginsel van “equality of arms”. Dat het geschil inmiddels is afgerond, maakt dit niet anders. Immers, anders moeten de werkgever en de Rvdr er vooraf of bij het geven van het Advies al rekening mee houden dat het ooit openbaar wordt, wat eveneens afbreuk doet aan de ongestoorde gedachtenwisseling.

Het is volgens het hof ook niet mogelijk om inzage te geven in de verwerkte persoonsgegevens zonder inzage te geven in voornoemde gedachtenwisseling. Het hof bevestigt dat de werkgever geen inzage behoefde te geven in de adviesaanvraag en het Advies.

Oordeel Hoge Raad

In cassatie stelt verzoekster aan de orde of het belang van de werkgever om in vrijheid en beslotenheid haar positie te bepalen in het arbeidsgeschil een zwaarwegend belang betreft dat een beperking van het inzagerecht rechtvaardigt met het oog op bescherming van de rechten en vrijheden van anderen (art. 23 lid 1 aanhef en onderdeel i AVG jo. art. 41 lid 1 aanhef en onderdeel i UAVG).

Toetsingskader
De Hoge Raad overweegt dat de wetgever door middel van art. 41 UAVG invulling gegeven heeft aan de ruimte om het inzagerecht ex art. 23 AVG te beperken. De wetgever heeft in art. 41 UAVG een algemene regeling opgenomen met generieke belangen die per individueel geval kunnen leiden tot een beperking van het inzagerecht, mits dit strikt noodzakelijk is met het oog op de in art. 23 lid 1 AVG genoemde belangen, en dit op proportionele wijze gebeurt. Het beperken van het inzagerecht vergt derhalve een afweging tussen het belang op inzage door de betrokkene en het betreffende generieke belang, zoals de bescherming van rechten en vrijheden van anderen.

Toepassing toetsingskader
De Hoge Raad constateert dat het recht van een partij om zich te laten adviseren ter bepaling van het eigen standpunt in een geschil en ter voorbereiding van de verdediging tegen of het instellen van een rechtsvordering of verzoek, zoals gewaarborgd in art. 47 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, behoort tot de te beschermen rechten en vrijheden van anderen zoals bedoeld in art. 23 lid 1 aanhef en onderdeel i AVG.

Vervolgens was het aan de werkgever om af te wegen of, en zo ja in hoeverre, het noodzakelijk was om het recht op inzage van de voormalig werkneemster te beperken met het oog op de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.
De Hoge Raad constateert dat het hof die afweging volledig heeft getoetst door zelf de noodzakelijkheid en evenredigheid van de weigering te beoordelen. Daarbij heeft zij het – in cassatie onbestreden – uitgangspunt genomen dat onder “anderen”, in de zin van art. 23 lid 1 aanhef en onderdeel i AVG jo. art. 41 lid 1 aanhef en onderdeel i UAVG ook de verwerkingsverantwoordelijke moet worden verstaan.

Bevestiging oordeel hof
De Hoge Raad kan zich dan ook vinden in het oordeel van het hof en verwerpt het cassatieberoep van verzoekster. Dat het arbeidsgeschil inmiddels is geëindigd, maakt dit niet anders, omdat ook toewijzing van het inzageverzoek achteraf een vrije en ongestoorde gedachtewisseling zou beperken.

Meer informatie of vragen?

Neem gerust contact op met Caro Mennen, telefonisch bereikbaar via 088 627 22 20 of per e-mail via caro.mennen@pellicaan.nl, of een van onze andere collega’s van het privacyteam van Pellicaan Advocaten.

Vindplaats en relevante wetsartikelen

HR 4 oktober 2024, ECLI:NL:HR:2024:1372
art. 15 AVG
art. 35 UAVG
art. 23 lid 1 aanhef en onderdeel i AVG
art. 41 lid 1 aanhef en onderdeel i UAVG
art. 47 Handvest van de grondrechten van de Europese Unie
art. 6 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens

Bronvermelding

Caro Mennen is auteur voor Sdu. Dit artikel is gepubliceerd in Sdu OpMaat algemeen, OpMaat privacyrecht basis en OpMaat Privacyrecht Plus.