Screenen van de social media-profielen van sollicitanten? Hierop moet je letten!

Uit onderzoek van Tilburg University en Rendement Uitgeverij blijkt dat 25% van de bedrijven de socialmedia-profielen van sollicitanten screent. Er wordt bijvoorbeeld op LinkedIn-profielen, Facebookpagina’s of Instagram gezocht naar persoonlijke opvattingen, of informatie op het cv wel overeenkomt, of de sollicitant zich wel professioneel gedraagt. Wanneer is screening toegestaan op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?

De vereisten op grond van de AVG

Bij de screening van bijvoorbeeld de socialmedia-profielen van sollicitanten worden persoonsgegevens verwerkt. De AVG is daarom van toepassing. Werkgevers die sollicitanten willen screenen, dienen daarom te voldoen aan de volgende vereisten:

1. Wettelijke grondslag

De verwerking van persoonsgegevens dient te zijn gebaseerd op een wettelijke grondslag, bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang. Het kunnen vertrouwen op je werknemers en het waarborgen van integriteit van de werkzaamheden die door die werknemers worden uitgevoerd zal veelal het belang zijn dat aan de screening ten grondslag ligt. Soms is een screening ook wettelijk verplicht, zodat een werkgever een beroep kan doen op die grondslag.

Let op: toestemming vragen van sollicitanten om te screenen kan niet dienen als wettelijke grondslag gezien de afhankelijke positie van de sollicitant ten opzichte van de toekomstig werkgever.

2. Noodzakelijk

De werkgever moet het doel van de screening niet op een andere manier kunnen bereiken. De screening moet dus noodzakelijk zijn. Er moet geïnventariseerd worden welke risico’s verbonden zijn aan de verschillende functiegroepen en of deze risico’s op een andere manier beperkt kunnen worden dan door de screening.

3. Proportionaliteit

De werkgever mag de gegevens die voortvloeien uit de screening niet voor een ander doel gebruiken en mag niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is voor de screening.

4. Informeren (vooraf en achteraf)

De werkgever dient de sollicitant te informeren dat er mogelijk een screening zal plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld bij de vacature worden vermeld, maar kan ook in een privacy statement (voor sollicitanten) staan. De sollicitant moet (onder andere) weten waarom een screening noodzakelijk is, welke gegevens worden onderzocht en waarom die gegevens relevant zijn voor de functie. Achteraf moet de werkgever de sollicitant laten weten wat de uitkomst van de screening is.

5. Bewaartermijnen

De werkgever mag de gegevens voortvloeiende uit de screening niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doeleinde dat werd nagestreefd met de screening. In veel gevallen zal de screening als doel hebben om op basis daarvan te besluiten de sollicitant wel of juist niet een aanbod te doen. Dit betekent dat de persoonsgegevens verkregen door de screening vrij snel na het nemen van het besluit moeten worden vernietigd. Een periode van vier weken kan een goed uitgangspunt vormen. Worden er (ook) andere doeleinden nagestreefd met de screening, dan kan de bewaartermijn uiteraard anders zijn.

6. Beveiliging en DPIA

De werkgever dient de gegevens uit de screening goed te beveiligen. Ook moet de werkgever beoordelen of er een zogenaamd ‘data protection impact assessment’ (DPIA) moet worden uitgevoerd. Een DPIA moet volgens de AVG worden uitgevoerd als waarschijnlijk sprake is van een hoog privacy risico. Dit is bijvoorbeeld het geval bij cameratoezicht of andere vormen van monitoring (van werknemers).

Wet toezicht gelijke kansen werving en selectie

Op 14 mei jl. heeft de Tweede Kamer de Wet toezicht gelijke kansen werving en selectie aangenomen. Werkgevers worden op grond van deze wet verplicht een werkwijze op te stellen waarin zij aangeven hoe zij hun werving- en selectieproces inrichten. Het doel van deze wet is onder meer het voorkomen van arbeidsdiscriminatie.

Screening van sollicitanten vormt dus ook een onderdeel van deze straks verplichte werkwijze. Alleen werkgevers met 25 of meer werknemers moeten deze werkwijze op papier zetten. Voor werkgevers met minder dan 25 werknemers geldt dat het op schrift stellen pas verplicht is als de Arbeidsinspectie dit eist, de werkgever gerechtelijk is veroordeeld tot een verboden onderscheid of als er een oordeel is van het College voor de Rechten van de Mens in verband met verboden onderscheid.

Advies nodig of meer informatie?

Advies of hulp nodig bij het opstellen van een werkwijze om sollicitanten te screenen? Of vragen over de (naleving van de) AVG? Neem gerust contact op met Caro Mennen of het privacyteam van Pellicaan Advocaten.

Met veel dank aan Lisanne Wigboldus. Lisanne zit in het privacyteam van Pellicaan en zij schreef dit artikel.