Q&A Melding Collectief Ontslag

Inleiding

Bij een reorganisatie waar meer dan twintig ontslagen nodig zijn, spreken we van collectief ontslag. De Wet melding collectief ontslag (WMCO) bepaalt wanneer een melding bij UWV en de vakbonden verplicht is. In dit artikel krijgt u antwoord op alle belangrijke vragen rondom de melding collectief ontslag, zoals: Wanneer moet ik een collectief ontslag melden? Welke gegevens heb ik nodig voor de melding? Wat is een werkgebied? Wat zijn de sancties als ik geen melding doe?

Tot slot volgt een overzichtelijk stappenplan, met een aanbod voor een voorbeeldbrief voor de melding collectief ontslag bij de vakbonden.

Wanneer moet ik een melding collectief ontslag doen?

U doet een melding collectief ontslag wanneer u van plan bent om vanwege bedrijfseconomische redenen de arbeidsovereenkomst van ten minste twintig werknemers, die werkzaam zijn binnen één werkgebied, binnen drie maanden te beëindigen. Doet u geen melding terwijl dat wel verplicht was, dan loopt u het risico dat de ontslagen ongeldig zijn en worden vernietigd. Als de ontslagen worden vernietigd, moet u de lonen van de al ontslagen medewerkers doorbetalen, ook over de tijd dat zij niet hebben gewerkt.

Wat is een werkgebied?

Een werkgebied is een geografisch gebied van een of meer provincies. Nederland is voor de melding collectief ontslag opgedeeld in zes werkgebieden:

1. Friesland, Groningen en Drenthe
2. Overijssel en Gelderland
3. Noord-Brabant en Limburg
4. Zuid-Holland en Zeeland
5. Flevoland en Utrecht
6. Noord-Holland

Een werknemer wordt meegeteld in het werkgebied waar hij/zij werk verricht. Als dit geen uitkomst biedt (bijvoorbeeld bij een werknemer die in gelijke delen werkzaam is in meerdere werkgebieden), geldt de standplaats als werkgebied. Bij het ontbreken van een standplaats bepaalt de vestiging van waaruit de werkgever de melding heeft gedaan het werkgebied en anders de woonplaats van de werknemer.

Tellen alleen bedrijfseconomische ontslagen mee?

Ja, een melding is alleen nodig voor ontslagen om bedrijfseconomische redenen. Dit zijn ontslagen vanwege omstandigheden binnen de organisatie. Bijvoorbeeld: het gaat financieel niet goed, er is minder werk vanwege een reorganisatie of bedrijfssluiting. Andere ontslagen, waaronder ontslagen die te maken hebben met de persoon van de werknemer, tellen niet mee. Denk hierbij aan: ontslag op staande voet, ontslag na twee jaar ziekte, disfunctioneren, verwijtbaar handelen of een verstoorde arbeidsverhouding. Ook proeftijdontslag, ontslag wegens het aflopen van het seizoen bij seizoensarbeid en het aflopen van een contract voor bepaalde tijd tellen niet mee.

Voorbeeld 1: wel of niet melden?

Uw organisatie heeft twee vestigingen: een in Friesland en een in Drenthe. U moet in totaal twintig medewerkers ontslaan vanwege bedrijfseconomische omstandigheden. Van deze medewerkers werken er tien in Friesland en tien in Drenthe. Een melding collectief ontslag is in dit geval verplicht, omdat u de arbeidsovereenkomst van twintig medewerkers uit één werkgebied gaat beëindigen.

Voorbeeld 2: wel of niet melden?

Uw organisatie heeft twee vestigingen: een in Friesland en een in Drenthe. U moet in totaal twintig medewerkers ontslaan, negentien vanwege bedrijfseconomische omstandigheden en één vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid. Een melding collectief ontslag is in dit geval niet nodig omdat u negentien medewerkers uit één werkgebied wegens bedrijfseconomische redenen gaat ontslaan. Het ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid telt niet mee.

Voorbeeld 3: wel of niet melden?

Uw organisatie heeft twee vestigingen: een in Friesland en een in Overijssel. U moet in totaal twintig medewerkers ontslaan vanwege bedrijfseconomische omstandigheden. Van deze medewerkers werken er tien in Friesland en tien in Overijssel. Friesland en Overijssel vallen niet in hetzelfde werkgebied; we hebben hier te maken met twee werkgebieden. Een melding collectief ontslag is in dit geval niet nodig, omdat het aantal ontslagen per werkgebied onder de twintig blijft, namelijk tien per werkgebied.

Welke arbeidsovereenkomsten tellen mee?

De melding collectief ontslag ziet alleen op het beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de formele werkgever. De formele werkgever is de werkgever met wie de werknemer de arbeidsovereenkomst is aangegaan. Een uitzondering hierop is de ingeleende payrollwerknemer. Die heeft een arbeidsovereenkomst met het payrollbedrijf, maar telt voor de melding mee bij de organisatie waar hij/zij werkt. Stagiaires en de statutair-directeur (met een arbeidsovereenkomst), geestelijken en werknemers in overheidsdienst en het onderwijs tellen ook mee. Uitgezonderd zijn zzp’ers en uitzendkrachten, zij tellen niet mee.

Maakt het uit op welke manier de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd?

Nee, het maakt voor de melding niet uit welke ontslagroute wordt gekozen: ontslag met wederzijds goedvinden, instemming met de opzegging, UWV ontslagvergunning of ontbinding via de rechter. Al deze ontslagen tellen mee, zolang het gaat om ontslagen vanwege bedrijfseconomische redenen.

Wanneer is sprake van beëindiging binnen een periode van drie maanden?

Let op! De einddatum van de arbeidsovereenkomst bepaalt niet of de beëindiging binnen de periode van drie maanden valt. In de WMCO staat het voornemen tot beëindiging centraal. Dit betekent dat van beëindiging zoals bedoeld in de WMCO sprake is als:

• een ontslagaanvraag wordt ingediend bij UWV;
• een beëindigingsovereenkomst wordt gesloten (akkoord is bereikt);
• een verzoek tot ontbinding wordt ingediend.

Een melding collectief ontslag kan soms achterwege blijven wanneer de ontslagen over een langere periode worden verdeeld.

Voorbeeld periode van drie maanden

U bent van plan om binnen een periode van zes maanden dertig werknemers te ontslaan. Vanwege bedrijfseconomische omstandigheden sluit iedere maand een vestiging met vijf medewerkers. U vraagt daarom iedere maand vijf ontslagvergunningen aan. In dat geval komt het aantal voorgenomen ontslagen binnen een periode van drie maanden niet boven de vijftien: drie maanden x vijf ontslagen per maand = vijftien ontslagen over een periode van drie maanden. Een melding collectief ontslag is niet nodig.

Waar meld ik het collectief ontslag?

U meldt het collectief ontslag bij UWV en bij de bij uw organisatie betrokken vakbonden. Een collectief ontslag meldt u door de vakbonden (schriftelijk) uit te nodigen voor overleg. Tegelijkertijd meldt u het collectief ontslag bij UWV. UWV heeft een digitaal formulier dat moet worden gebruikt voor de melding: het formulier ‘Melden voornemen tot collectief ontslag’. Dit formulier vindt u op de website van UWV. U stuurt de vakbond een kopie van de melding aan UWV en u stuurt UWV een kopie van de melding aan de vakbonden.

Wanneer ben ik op tijd met de melding?

De reden van de wettelijke plicht om collectief ontslag te melden, is om overleg met de vakbonden mogelijk te maken. Overleg over het voorkomen of verminderen van ontslagen, herplaatsen en het verzachten van de gevolgen van het ontslag. De melding moet tijdig worden gedaan, zodat de vakbonden nog invloed kunnen hebben op de definitieve beslissing. Dit betekent dat de melding moet worden gedaan nadat de beslissing is genomen die tot collectief ontslag kan leiden, maar voordat de plannen definitief zijn. De melding is dus niet tijdig als de plannen al definitief zijn of al worden uitgevoerd voordat deze aan de vakbonden worden voorgelegd.

Wanneer heb ik aan mijn meldingsplicht richting de vakbonden voldaan?

De melding aan de vakbonden is eigenlijk een uitnodiging tot overleg. Reageert de vakbond niet op de uitnodiging, dan is het overleg niet langer verplicht. Er moet dan wel twee weken zitten tussen de schriftelijke uitnodiging en de voorgestelde datum van overleg. De verplichting tot overleg betekent overigens niet dat u overeenstemming met de vakbonden moet bereiken. Instemming van de vakbonden met uw reorganisatieplannen is natuurlijk een mooie uitkomst van het overleg, maar het is geen voorwaarde om tot ontslag over te kunnen gaan. In de praktijk zien de vakbonden bij kleinere reorganisaties vaak af van hun recht om te worden geraadpleegd. Zij gaan dan niet in op de uitnodiging tot overleg. In dat geval heeft u voldoende gedaan en mag u de vakbonden als geraadpleegd beschouwen. U mag er dan vanuit gaan dat u het collectief ontslag heeft gemeld bij de vakbonden.

Welke vakbonden moet ik raadplegen?

U moet een melding (dit is raadplegen) bij de betrokken vakbonden doen. Een probleem is dat u als werkgever niet altijd informatie heeft over het lidmaatschap van uw werknemers van een vakbond. De WMCO bepaalt dat u een collectief ontslag alleen dient te melden bij een vakbond die:

• ten minste twee leden onder uw werknemers heeft;
• in de statuten als doel heeft opgenomen het behartigen van de belangen van werknemers;
• in uw organisatie of bedrijfstak actief is;
• ten minste twee jaar bestaat als rechtspersoon (vaak een vereniging of stichting);
• bij u bekend is.

U stuurt de melding aan alle bij u bekende vakbonden. Als u in het verleden een brief van een vakbond heeft ontvangen dat zij een melding collectief ontslag wensen te ontvangen, wordt deze vakbond verondersteld bij u bekend te zijn. Vakbonden die de belangen van uw werknemers in het verleden hebben behartigd in een arbeidsgeschil stuurt u ook een melding.

Zijn er geen vakbonden bij u bekend? Navraag bij de vakbonden of leden van de ondernemingsraad kan uitkomst bieden. U heeft namelijk een onderzoeksplicht. Zijn bij u geen vakbonden bekend, ook niet na onderzoek, stuur de melding dan naar de vakbonden die betrokken zijn bij de cao in uw bedrijfstak. Is er geen cao? In het uiterste geval meldt u het collectief ontslag bij een aantal (grote) vakbonden die in uw branche actief zijn, bijvoorbeeld FNV en CNV.

Welke gegevens neem ik op in de melding?

U neemt de volgende gegevens op in de meldingen aan UWV en de vakbonden:

• de redenen voor collectief ontslag (bijvoorbeeld bij een reorganisatie licht u toe waarom uw organisatie moet veranderen. U onderbouwt uw toelichting met cijfers of andere bedrijfsgegevens);
• het aantal werknemers dat u van plan bent te ontslaan, met een overzicht van de functie, de leeftijd en het geslacht van deze werknemers;
• het aantal werknemers dat u in dienst heeft;
• de datum waarop de arbeidsovereenkomsten zullen eindigen;
• de methode waarmee u de werknemers selecteert voor ontslag (vaak: de afspiegelingsmethode);
• de wijze waarop u de ontslagvergoeding bepaalt (denk hierbij aan de wettelijke transitievergoeding);
• de route voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomsten (ontslag met wederzijds goedvinden, ontslagaanvraag bij UWV, cao-commissie, ontbinding via de kantonrechter).

Daarnaast neemt u in de melding aan UWV informatie op over de ondernemingsraad: U vermeldt of u een ondernemingsraad heeft, wanneer u de ondernemingsraad heeft geraadpleegd en wat de uitkomst van de raadpleging is.

Let op: een onvolledige melding is juridisch gezien geen melding! Pas nadat UWV schriftelijk heeft bevestigd dat uw melding compleet is, heeft u een melding collectief ontslag gedaan. U kunt direct nadat u deze bevestiging heeft ontvangen de ontslagaanvragen indienen. UWV kan de ontslagaanvragen in behandeling nemen en ontslagvergunningen verlenen. U mag de arbeidsovereenkomsten pas opzeggen of een beëindigingsovereenkomst sluiten nadat de maand wachttijd is verstreken. De maand wachttijd geldt niet als u een positieve verklaring heeft van (alle) geraadpleegde vakbonden.

Wanneer kan ik een ontslagaanvraag indienen?

Na de bevestiging van de ontvangst van de (complete) melding door UWV, kunt u de ontslagaanvragen voor de betrokken werknemers indienen, ook als u nog wilt onderhandelen over een beëindigingsovereenkomst. U voorkomt hiermee een mogelijk beroep op het opzegverbod wegens ziekte als de werknemer zich ziek meldt tijdens de onderhandelingen over een beëindigingsovereenkomst.

Hoe zit het met de ondernemingsraad?

De ondernemingsraad heeft een adviesrecht bij reorganisaties. De ondernemingsraad wordt als geraadpleegd beschouwd nadat zij advies heeft uitgebracht of als zij afziet van advies. In de melding bij UWV vermeldt u het verloop en de uitkomst van het adviestraject. Tenzij u geen ondernemingsraad heeft, dan meldt u dat. Houd er rekening mee dat UWV een ontslagvergunning kan weigeren als bij een collectief ontslag de ondernemingsraad niet is geraadpleegd.

Is er een wachttijd?

U mag de arbeidsovereenkomst pas beëindigen nadat een maand is verstreken na de melding. Met ‘beëindigen’ wordt bedoeld dat u pas na een maand mag opzeggen of de beëindigingsovereenkomst mag tekenen. De maand wachttijd geldt niet bij een positieve verklaring van de vakbonden. Een positieve verklaring is een verklaring van een vakbond dat zij is geraadpleegd en akkoord gaat met de ontslagen. Bijkomend voordeel van deze verklaring is dat u in de ontslagaanvraag de bedrijfseconomische noodzaak van de ontslagen niet hoeft te onderbouwen. U kunt dit deel van de individuele ontslagaanvragen overslaan, omdat u deze gegevens al met de vakbonden heeft gedeeld en zij akkoord zijn.

Voorbeeld wachttijd

U doet een melding collectief ontslag bij UWV en de vakbonden op 1 maart 2020. Daarbij heeft u ook verklaard dat u de belanghebbende vakbonden en de ondernemingsraad heeft geraadpleegd. UWV verklaart de melding compleet per 5 maart 2020. U mag dan vanaf 5 april 2020, na de wachttijd van een maand, een beëindigingsovereenkomst sluiten (ondertekenen) met uw werknemer.

Een ontslagaanvraag mag u bij dit voorbeeld indienen vanaf 5 maart 2020. Na ontvangst van de ontslagvergunning, mag vanaf 5 april 2020 de arbeidsovereenkomst worden opgezegd. U mag de opzegbrief dus pas vanaf 5 april versturen, ook als u de ontslagvergunning eerder ontvangt. Als een opzegtermijn van twee maanden geldt, kunt u de arbeidsovereenkomst opzeggen tegen 1 juli 2020.

Welke sancties zijn er?

Op het niet naleven van de regels van de WMCO staat een zware sanctie. Heeft u ten onrechte geen melding gedaan bij UWV en de vakbonden of de ondernemingsraad niet geraadpleegd of de wachttijd niet in acht genomen, dan kan de werknemer de kantonrechter verzoeken het ontslag te vernietigen. In plaats daarvan kan de werknemer de rechter ook om een financiële vergoeding (billijke vergoeding) vragen.

Stappenplan

Een goede voorbereiding bij een reorganisatie is belangrijk. Om u hierbij op weg te helpen, vindt u hieronder een stappenplan voor de melding collectief ontslag.

1. Bepaal eerst van hoeveel werknemers u het dienstverband moet beëindigen. Zijn dat er twintig of meer, beoordeel vervolgens of een melding collectief ontslag nodig is.
2. Maak een (voorlopige) afspiegelingsberekening. Heeft u meerdere bedrijfsvestigingen, voorkom dan problemen achteraf en laat u adviseren over de bedrijfsvestiging en afspiegelingsberekening.
3. Denk na over een sociaal plan en afvloeiingsregelingen.
4. Dien een adviesaanvraag in bij de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (als u die heeft).
5. Meld het collectief ontslag bij de vakbonden met een brief, stuur een kopie van deze brief naar UWV. Pellicaan Advocaten stuurt u op verzoek kosteloos een voorbeeldbrief voor de melding aan de vakbonden. Stuur een e-mail aan sophia.zandvoort@pellicaan.nl met als onderwerp Voorbeeldbrief melding collectief ontslag vakbonden.
6. Meld het collectief ontslag bij UWV met de formulieren op de website van UWV en stuur een kopie van deze melding naar de betrokken vakbonden.
7. Na ontvangstbevestiging van de (complete) melding door UWV, kunt u ontslagaanvragen indienen voor de betrokken werknemers. Hier vindt u meer informatie over het indienen van een ontslagaanvraag.

Meer weten?

Indien u meer wilt weten over de melding collectief ontslag of als u ondersteuning nodig heeft bij een reorganisatie of ontslagaanvraag, neem dan contact op met Sophia Zandvoort:sophia.zandvoort@pellicaan.nl of 088 627 22 20.