Stappenplan reorganisaties

Stap 1: De ontslaggrond: het fundament van de reorganisatie
 
Wist je dat … niet enkel een zorgwekkende of slechte financiële situatie van een onderneming een reden kan zijn om te reorganiseren?
 
Een ondernemer heeft veel vrijheid om te ondernemen en dus ook om de onderneming naar eigen inzicht in te richten. Die vrijheid is echter niet onbeperkt. Het UWV heeft spelregels geformuleerd voor ontslag bij een reorganisatie. Dat zijn de kaders waarbinnen er mag worden gereorganiseerd. Het UWV hanteert voor de beoordeling een redelijkheidstoets. Dat wil zeggen dat het UWV kijkt of een andere weldenkende en weloverwogen handelende ondernemer het ook zo zou hebben gedaan.
 
In de afbeelding hieronder zie je de meest gebruikte bedrijfseconomische en organisatorische gronden en omstandigheden die ontslag rechtvaardigen. Daaruit blijkt dat de redenen niet enkel zijn gelegen in financiële omstandigheden.
 
Een strategische positionering kan bijvoorbeeld nodig zijn voor een duurzame groei. Door organisatorische aanpassingen maak je de weg vrij naar toekomstige successen, nieuwe kansen en zorg je ervoor dat je bedrijf toonaangevend blijft in de branche. Denk bij organisatorische aanpassingen bijvoorbeeld aan minder hiërarchische lagen in de organisatie, minder managers of het samenvoegen van twee afdelingen om een efficiëntieslag te maken.

Ook technologische veranderingen, zoals automatisering of digitalisering, als strategisch en zakelijk motief om de organisatie aan te passen om zo niet achter te raken op de concurrenten is een voorbeeld van een omstandigheid die een ontslag kan rechtvaardigen. Denk hierbij aan een helpdesk die deels door AI-oplossingen kan worden vervangen.
 
Het UWV gaat niet op de stoel van de werkgever zitten. Binnen de spelregels van het UWV is er veel vrijheid om ervoor te zorgen dat jouw onderneming optimaliseert, efficiëntie verhoogt en toekomstbestendig blijft! Er kan vaak meer dan je denkt.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Stap 2: Herplaatsingsinspanning en onderbouwing van de ontslaggrond; goede voorbereiding zorgt voor een efficiënte en soepele ontslagprocedure
 
De herplaatsingsinspanning
Wist je dat je als werkgever ook een herplaatsingsplicht hebt?
Je moet kunnen aantonen dat je de werknemer niet kunt herplaatsen in een passende functie in de onderneming of in de groep waartoe de onderneming behoort, ook niet na scholing.

Dit betekent dat je moet onderzoeken of je de voor ontslag aangedragen werknemer kunt herplaatsen in een passende (vacante) functie in jouw onderneming of binnen de groep waartoe jouw onderneming behoort. Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, de ervaring en de capaciteiten van de werknemer, maar ook bij de reistijd van de werknemer. De herplaatsingsverplichting is een inspanningsverplichting. De werkgever zal dus uiteindelijk moeten kunnen laten zien dat hij zich voldoende heeft ingespannen om de werknemer te herplaatsen. Dit betekent dat de werkgever ook zal moeten onderzoeken of de werknemer kan worden bijgeschoold als er wel een functie voorhanden is, maar deze nog niet passend is, maar met behulp van scholing wel passend kan worden.

De duur van de herplaatsingsverplichting is afhankelijk van de wettelijke opzegtermijn van de werkgever (minimaal 1 maand tot maximaal 26 weken voor een werknemer met een arbeidshandicap). Dit heet de herplaatsingstermijn. Een werkgever zal dus ook moeten onderzoeken of er binnen de herplaatsingstermijn een passende functie vacant wordt. Zorg daarom voor een vacatureoverzicht. Maak ook een overzicht van de functies die worden bekleed door werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, uitzendkrachten, oproepkrachten, ingeleend personeel, AOW’er en zzp’ers, om te beoordelen of er een passende functie vacant wordt binnen de herplaatsingstermijn.

Leg de herplaatsingsinspanningen (denk aan: vacatureoverzichten en herplaatsingsgesprekken) vast in het dossier. Dossiervorming tijdens een ontslagprocedure zorgt namelijk voor een soepel proces zodat jouw onderneming de reorganisatie zo snel als mogelijk in gang kan zetten. De herplaatsingsinspanningen moeten worden gestart voordat de ontslagaanvraag wordt ingediend.

De onderbouwing van de ontslaggrond
Naast dossiervorming van de herplaatsingsverplichtingen dient ook informatie en documentatie ten aanzien van de ontslaggrond te worden ingediend bij het UWV. Afhankelijk van de van toepassing zijnde ontslaggrond zie je hieronder welke informatie je bij het UWV moet aanleveren.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Stap 2: Herplaatsingsinspanning en onderbouwing van de ontslaggrond; goede voorbereiding zorgt voor een efficiënte en soepele ontslagprocedure
 
De herplaatsingsinspanning
Wist je dat je als werkgever ook een herplaatsingsplicht hebt?
Je moet kunnen aantonen dat je de werknemer niet kunt herplaatsen in een passende functie in de onderneming of in de groep waartoe de onderneming behoort, ook niet na scholing.

Dit betekent dat je moet onderzoeken of je de voor ontslag aangedragen werknemer kunt herplaatsen in een passende (vacante) functie in jouw onderneming of binnen de groep waartoe jouw onderneming behoort. Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, de ervaring en de capaciteiten van de werknemer, maar ook bij de reistijd van de werknemer. De herplaatsingsverplichting is een inspanningsverplichting. De werkgever zal dus uiteindelijk moeten kunnen laten zien dat hij zich voldoende heeft ingespannen om de werknemer te herplaatsen. Dit betekent dat de werkgever ook zal moeten onderzoeken of de werknemer kan worden bijgeschoold als er wel een functie voorhanden is, maar deze nog niet passend is, maar met behulp van scholing wel passend kan worden.

De duur van de herplaatsingsverplichting is afhankelijk van de wettelijke opzegtermijn van de werkgever (minimaal 1 maand tot maximaal 26 weken voor een werknemer met een arbeidshandicap). Dit heet de herplaatsingstermijn. Een werkgever zal dus ook moeten onderzoeken of er binnen de herplaatsingstermijn een passende functie vacant wordt. Zorg daarom voor een vacatureoverzicht. Maak ook een overzicht van de functies die worden bekleed door werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, uitzendkrachten, oproepkrachten, ingeleend personeel, AOW’er en zzp’ers, om te beoordelen of er een passende functie vacant wordt binnen de herplaatsingstermijn.

Leg de herplaatsingsinspanningen (denk aan: vacatureoverzichten en herplaatsingsgesprekken) vast in het dossier. Dossiervorming tijdens een ontslagprocedure zorgt namelijk voor een soepel proces zodat jouw onderneming de reorganisatie zo snel als mogelijk in gang kan zetten. De herplaatsingsinspanningen moeten worden gestart voordat de ontslagaanvraag wordt ingediend.

De onderbouwing van de ontslaggrond
Naast dossiervorming van de herplaatsingsverplichtingen dient ook informatie en documentatie ten aanzien van de ontslaggrond te worden ingediend bij het UWV. Afhankelijk van de van toepassing zijnde ontslaggrond zie je hieronder welke informatie je bij het UWV moet aanleveren.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Stap 3. Bereken de besparing op de personeelskosten

Hoeveel moet er bespaard worden?
Wanneer de ontslagreden een slechte/slechter wordende financiële situatie of de reorganisatie vanwege een slechte financiële situatie is, dan verwacht UWV een toelichting op de besparing aan personeelskosten. De (slechte) financiële situatie moet blijken uit cijfermatige rapportages.

UWV vraagt naar de volgende specifieke posten:
·        bedrijfsopbrengst
·        brutomarge
·        kostentotaal
·        bedrijfsresultaat
·        nettoresultaat
·        eigen vermogen en
·        balanstotaal.

Voor zover deze aanwezig zijn dienen de twee voorafgaande jaarrekeningen en cijfermatige rapportages over het lopende boekjaar te worden ingediend bij UWV. De besparing aan personeelskosten kan bijvoorbeeld worden aangetoond met prognoses van de resultatenrekening voor de komende 26 weken bij ongewijzigd en gewijzigd beleid.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

UWV toetst of de juiste medewerkers worden ontslagen. Om dat te controleren, vraagt het UWV om een personeelsoverzicht. Per bedrijfsvestiging moeten alle werknemers en externen in dit overzicht worden opgenomen. Gebruik als peildatum de datum van het indienen ontslagaanvraag of een andere logische datum. Licht toe waarom voor de gebruikte peildatum is gekozen.

Welke informatie moet worden opgenomen in het personeelsoverzicht? In een voorbeeld van het UWV staan de navolgende categorieën:

* Categorie uitwisselbare functies
* Functie
* Leeftijdsgroep
* Geboortedatum
* Datum in dienst
* Naam
* Type medewerker
* Einddatum contract
* Reden van beëindiging
* Opmerkingen

Wat is de categorie uitwisselbare functies? 
Functies die veel op elkaar lijken worden samengevoegd in de categorie uitwisselbare functies. Functies zijn uitwisselbaar indien de functies op elkaar lijken voor wat betreft de inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties, de tijdelijke of structurele aard, niveau en beloning van de functie.

Welke leeftijdsgroepen gebruikt UWV?
UWV kent vijf leeftijdsgroepen: 15-24 jaar, 25-34 jaar, 35-44 jaar, 45-54 jaar en vanaf 55 jaar.

Welk typen medewerker zijn er?
Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd krijgen meer bescherming dan externen en (sommige) flexibele medewerkers die hetzelfde werk doen. Een werkgever zal eerst afscheid van externen moeten nemen voordat aan ontslag van werknemers wordt toegekomen. De medewerkers worden daarom ingedeeld naar typen: werknemer onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst, werknemer bepaalde tijd contract, zelfstandige, tijdelijke, oproep- of uitzendkracht, gedetacheerde, AOW-gerechtigde, payrollwerknemer.

Reden van beëindiging?
Bij reden van beëindiging kan de ontslagroute worden vermeld: ontslag via UWV, ontslag met wederzijds goedvinden, zelf ontslag genomen, pensioen, afloop arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

Opmerkingen
Bij opmerkingen kan worden toegelicht waarom voor een bepaalde werknemer geen ontslagvergunning bij UWV wordt aangevraagd terwijl dit wel voor de hand ligt (bijvoorbeeld op basis van het afspiegelingsbeginsel). Hierbij kan worden gedacht aan opzegverboden, zoals lid van de ondernemingsraad, ziek, zwanger, etc.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Een ondernemer weet het beste hoe hij zijn organisatie moet inrichten. Daarom heeft een werkgever bij een reorganisatie de nodige vrijheid om te bepalen in welke functies de ontslagen zullen vallen. UWV vraagt om een toelichting op de beslissing om een functie te laten vervallen. Tekst en uitleg kan niet achterwege blijven.

Voor het bepalen van de ontslagvolgorde is het afspiegelingsbeginsel verplicht. Uit de afspiegelingsberekening volgt welke werknemer voor ontslag in aanmerking komt. Bij het afspiegelingsbeginsel worden werknemers ingedeeld in categorieën uitwisselbare functies. De werkgever bepaalt in welke categorie uitwisselbare functies de ontslagen vallen. Vervolgens worden de werknemers in leeftijdsgroepen ingedeeld. De ontslagen worden zoveel mogelijk gelijkmatig over de leeftijdsgroepen verdeeld. Binnen een leeftijdsgroep komt de werknemer met het kortste dienstverband in aanmerking voor ontslag.

Voor afwijking van het afspiegelingsbeginsel is zeer weinig ruimte. Let op: UWV weigert regelmatig toestemming voor ontslag vanwege fouten met de afspiegeling!

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Nadat de reorganisatie zorgvuldig is voorbereid in de stappen 1 tot en met 8 dient (de gemachtigde van) de werkgever een A-formulier in bij het UWV. Met het A-formulier verzoekt de werkgever het UWV een ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen te verlenen. Als de werkgever eerst wil onderzoeken of er met het vertrekkend personeel een beëindigingsovereenkomst (VSO) kan worden gesloten, dan dient de werkgever niet meteen de complete ontslagaanvraag in, maar uitsluitend formulier A. Na het indienen van de voorlopige ontslagaanvraag biedt het UWV een termijn van 14 dagen voor onderhandelingen (en mogelijk een aanvullende termijn).

Op het A-formulier vult de werkgever informatie in over de onderneming, zoals de sector, het KvK-nummer, de contactgegevens en het aantal werknemers. Ook informeert de werkgever het UWV voor welke werknemers hij een ontslagaanvraag wil indienen. De redenen en noodzaak van de ontslagaanvraag en nadere gegevens over de desbetreffende werknemers komen nog niet aan bod in het A-formulier. Daarover informeert de werkgever UWV pas in de formulieren B en C.

Het is van belang het A-formulier in te dienen voordat de werkgever de desbetreffende werknemers uitnodigt voor een gesprek waarin de boventalligheid wordt toegelicht en de VSO wordt aangeboden. Een ‘strategische’ ziekmelding door een werknemer treft dan geen doel. Het opzegverbod bij ziekte geldt op dat moment niet, omdat de ontslagprocedure al is aangevangen.

Na het indienen van het A-formulier is het moment aangebroken om te gaan onderhandelen met de werknemers (zie stap 10). Daar is beperkte tijd voor. Na 14 dagen verzoekt het UWV de ontslagaanvraag met de formulieren B en C aan te vullen. Als de werkgever geen overeenstemming kan bereiken met de werknemer binnen de termijn van 14 dagen, dan is in de meeste gevallen nog mogelijk om een aanvullende termijn te verzoeken bij het UWV (indien je dit voldoende motiveert).

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Nadat A-formulier is ingediend bij het UWV, worden alle werknemers die voor ontslag in aanmerking komen, uitgenodigd voor een (individueel) gesprek. Tijdens het individuele gesprek met de werknemer wordt toegelicht waarom zijn/haar arbeidsplaats komt vervallen. Ook worden de (on)mogelijkheden van herplaatsing in een andere functie met de werknemer besproken. De werkgever bespreekt het beeindigingsvoorstel (VSO) en benoemt dat deze na het gesprek, samen met een brief waarin het vervallen van de arbeidsplaats (de boventalligheid) wordt bevestigd, naar de werknemer zal worden gestuurd.

Als werkgever ben je in principe vrij in wat je wil aanbieden in een VSO. Partijen maken veelal afspraken over het betalen van een ontslagvergoeding. De werkgever en de werknemer kunnen in een VSO afspreken dat de werknemer een hogere ontslagvergoeding krijgt dan de wettelijke transitievergoeding. Dit is niet verplicht. Ook kunnen partijen afspraken maken over een vergoeding voor de juridische kosten die de werknemer maakt, communicatie en geheimhouding, maar ook een eventuele vrijstelling van werk met doorbetaling van het salaris tot het einde van de arbeidsovereenkomst. De afspraken die met de individuele werknemer worden gemaakt zijn uiteraard afhankelijk van de individuele omstandigheden.

In het geval dat de werkgever overeenstemming heeft bereikt met de werknemer(s), dient hij dit te communiceren aan het UWV. Dit kan simpelweg door een brief te sturen met de mededeling dat met die specifieke werknemer een VSO is gesloten. De inhoud van de VSO wordt niet gedeeld. Het UWV zal na het verlopen van de bedenktermijn van de werknemer (14 dagen na het ondertekenen van de VSO) de voorlopige ontslagaanvraag (A-formulier) automatisch intrekken.

Als partijen geen overeenstemming bereiken en de aanvullende termijn (na de eerste 14 dagen) is verstreken, dient de werkgever zo spoedig mogelijk het B- en C-formulier in te dienen bij het UWV.

Voor een compleet overzicht van het gehele reorganisatieproces verwijzen we u graag naar onze expertisepagina.

Voor vragen over het stappenplan of andere vragen over reorganisaties, kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Dat kan telefonisch of per e-mail.

Pellicaan Advocaten Amsterdam
088 627 22 20
amsterdam.advocaten@pellicaan.nl

Lisanne Wigboldus

Pellicaan Advocaten Rotterdam
088 627 22 87
rotterdam.advocaten@pellicaan.nl

Jonathan Abraha
Deya Pollaert