Tijdelijke voorziening digitaal vergaderen bij BV en NV

Bv’s en nv’s kunnen in problemen komen als er als gevolg van de Corona-maatregelen niet fysiek kan worden vergaderd. Om die reden is op dinsdag 21 april jl. door de Eerste Kamer een noodwet aangenomen, waarin digitaal vergaderen tijdelijk mogelijk wordt gemaakt.

De tijdelijke voorzieningen hebben betrekking op de termijn waarbinnen de jaarrekening door het bestuur wordt opgemaakt, de datum van de jaarvergadering, het houden van de algemene vergadering en deponeringsverzuim als gevolg van het coronavirus. Deze worden hierna besproken.

Jaarrekening

De hoofdregel is dat het bestuur van een bv en nv binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening opmaakt en ter inzage legt voor de aandeelhouders. Deze termijn kan door het bestuur van de vennootschap worden verlengd met ten hoogste vijf maanden. Als dat gebeurt, is de algemene vergadering niet meer tot verlenging bevoegd. Deze verlenging heeft ook gevolgen voor de termijn die geldt voor het ter inzage leggen van het bestuursverslag. Deze uitzondering geldt niet voor beursgenoteerde vennootschappen.

Datum jaarlijkse algemene vergadering naamloze vennootschap

Het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat bij een nv binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een algemene vergadering wordt gehouden, tenzij de statuten een kortere termijn voorschrijven. Op grond van de noodwet kan het bestuur van de bv of nv de wettelijke termijn (of de kortere statutaire termijn) met ten hoogste vier maanden verlengen.

Procedurevoorschriften algemene vergadering

De noodwet maakt het mogelijk dat het bestuur van een bv en nv een elektronische algemene vergadering uitschrijft. Er zijn wel een aantal voorwaarden:

1. De oproeping voor de algemene vergadering moet vermelden dat elektronisch wordt vergaderd, dan wel dit moet uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de algemene vergadering kenbaar worden gemaakt als de oproeping al eerder is verzonden.

2. De vergadering moet langs elektronische weg voor aandeelhouders zijn te volgen.
   
   
3. De aandeelhouders zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. De termijn wordt verkort tot 36 uur als de aankondiging plaatsvindt overeenkomstig het tweede deel van het eerste punt.
   
   
4. De vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en de antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders. Het bestuur spant zich er voor in dat ook tijdens de vergadering via elektronische weg vragen kunnen worden gesteld, tenzij dat redelijkerwijs niet mogelijk is.

Als de statuten niets bepalen over deelname - eventueel met een schriftelijk gevolmachtigde - door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de vergadering, maakt de noodwet dat alsnog tijdelijk mogelijk als het bestuur daartoe beslist.

In de noodwet zijn tijdelijke regels over het stemmen tijdens de algemene vergadering opgenomen. Het bestuur kan bepalen dat het stemrecht slechts door middel van een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend. Ook heeft het bestuur de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel of bij brief worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Voor beide vormen van stemmen is de voorwaarde dat dit in de hierboven onder 1. genoemde oproeping of kennisgeving is vermeld.

Onbehoorlijk bestuur

Tot slot gaat voor nv’s en bv’s gelden dat een verzuim van de verplichting tot het tijdig openbaar maken van de publicatiestukken niet in aanmerking wordt genomen, indien dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van het Corona-virus.

Inwerkingtreding

Inwerkingtreding heeft plaats door plaatsing van de wet in het Staatsblad en bekendmaking van het inwerkingtredingsbesluit. De hierboven besproken maatregelen op het gebied van het rechtspersonenrecht hebben terugwerkende kracht tot 16 maart 2020, behoudens de bepaling inzake onbehoorlijk bestuur, die op 24 april 2020 in werking is getreden.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Ellen Timmer, ellen.timmer@pellicaan.nl.