Privacy in een sollicitatieprocedure

Indien een werkzoekende met een potentiële werkgever in contact komt om bij hem in dienst te treden, worden er uiteraard veel persoonsgegevens verwerkt. Ten eerste stuurt een werkzoekende een sollicitatiebrief en zijn curriculum vitae, waarin hij (vrijwillig) bepaalde gegevens verstrekt. Vervolgens wordt de werkzoekende wellicht op een sollicitatiegesprek uitgenodigd, waarbij de potentiële werkgever gegevens over hem kan noteren. Tot slot kunnen een medische of psychologische keuring, dan wel een assessment of andersoortige screening, onderdeel uitmaken van een sollicitatieprocedure. Maar tot op welke hoogte mag de potentiële werkgever, gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’), die persoonsgegevens  opslaan en onder zich houden? En in hoeverre mag de potentiële werkgever een werkzoekende screenen?

Gerechtvaardigde doeleinden

Het doel van een sollicitatieprocedure is uiteraard om de geschiktheid van een werkzoekende te beoordelen voor de functie waarop diegene solliciteert. In beginsel mogen in een sollicitatieprocedure daarom slechts persoonsgegevens worden verwerkt voor (i) het beoordelen van de werkzoekende op zijn kwaliteiten voor de opengevallen functie, (ii) de afhandeling van de door de werkzoekende gemaakte onkosten en (iii) het - indien nodig - toegang verlenen aan de werkzoekende tot het gebouw van de potentiële werkgever. De potentiële werkgever behoeft dus in principe niet meer informatie dan nodig is voor bovenstaande doeleinden. Een verdergaande verwerking van persoonsgegevens moet de potentiële werkgever kunnen onderbouwen en rechtvaardigen op grond van de AVG.

Bijzondere persoonsgegevens

Let in dit verband op met het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens betreffende (onder meer) iemands godsdienst, ras, politieke gezindheid en gezondheid. Dergelijke gegevens zijn niet nodig om de geschiktheid van een werkzoekende te beoordelen voor de functie waarop diegene solliciteert, zodat deze in beginsel niet mogen worden verwerkt. Een potentiële werkgever mag tijdens een sollicitatiegesprek bijvoorbeeld niet vragen naar de gezondheid van een werkzoekende of naar het feit of een werkzoekende zwanger is (of wil worden).

Een werkzoekende dient wel in een sollicitatieprocedure zelf mededelingen te doen over zijn gezondheid, indien dit rechtstreeks van belang is voor de functie waarop diegene solliciteert. Als hij dit niet doet en op een later moment (als werknemer) arbeidsongeschikt uitvalt als gevolg van de verzwegen beperking, kan dit gevolgen hebben voor de rechtspositie van de werknemer (zoals de loondoorbetaling tijdens ziekte). Daarnaast mag een potentiële werkgever in twee gevallen wel vragen naar de gezondheid van de werkzoekende: tijdens de sollicitatieprocedure om te controleren of een werkzoekende behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten (hiertoe mag ook naar het burgerservicenummer worden gevraagd) en na twee maanden dienstverband om te controleren of de werknemer in aanmerking komt voor de no-riskpolis van de Ziektewet.

Screening

Ook voor een screening geldt dat een potentiële werkgever slechts die informatie mag verwerken om de geschiktheid van de werkzoekende te beoordelen voor de functie waarop diegene solliciteert. Daarnaast dient een screening proportioneel te zijn. Voor een schoonmaker is op zich geen uitgebreide screening noodzakelijk, maar voor een schoonmaker op Schiphol of voor een beveiligingsmedewerker wellicht wel.

Voor sommige vertrouwensfuncties geldt een wettelijke verplichting tot screening, omdat het voor die functies extra relevant is dat werknemers geen misbruik maken van hun machtspositie of geen strafbare feiten hebben gepleegd die relevant zijn voor de functie. Bij een wettelijke screening mag de werkgever een Verklaring Omtrent het Gedrag (‘VOG’) vragen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan functies in de kinderopvang.

Bewaartermijnen

Tot slot mogen in het kader van een sollicitatieprocedure verwerkte persoonsgegevens niet tot in lengte van dagen door de potentiële werkgever worden bewaard. De verwerkte persoonsgegevens dienen te worden verwijderd zodra de werkzoekende daarom verzoekt en in ieder geval uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd. Uiteraard kunnen de persoonsgegevens met toestemming van de werkzoekende langer worden bewaard, waarbij een termijn van één jaar redelijk is.

Een potentiële werkgever dient dus goed na te gaan welke informatie hij in een sollicitatieprocedure mag opvragen en verwerken en hoelang hij die informatie mag bewaren.