De Wwft verplicht niet tot heridentificatie en ook niet tot kopietje paspoort

Nederland kent wetgeving die tot doel heeft criminaliteit te bestrijden, waarbij de overheid wil voorkomen dat financiële voordelen van criminaliteit via het geldstelsel kunnen worden gebruikt (‘witwassen’). Op grond van deze regels zijn private bedrijven zoals banken en accountants betrokken bij de witwasbestrijding. Deze bedrijven zijn verplicht om onderzoek te doen naar hun cliënten en na te gaan of die cliënten criminele activiteiten hebben. Onderdeel van het cliëntenonderzoek is dat cliënten geïdentificeerd moeten worden.

Wwft

Deze regels zijn te vinden in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Sommige ondernemingen die witwassen moeten bestrijden (‘Wwft-plichtigen’) veronderstellen dat de Wwft verplicht tot ‘heridentificatie’ van bestaande klanten. Verder zijn er ondernemingen die denken dat als er Wwft-plichtige diensten worden verricht, er altijd een kopie van een geldig identificatiebewijs in het dossier moet zitten. Deze gedachten zijn onjuist, zoals hierna zal worden toegelicht.

Het systeem van de Wwft is dat de identiteit van de cliënt (als het een natuurlijke persoon is) of de vertegenwoordiger van de cliënt (als die cliënt geen natuurlijke persoon is) wordt geverifieerd vóór het aangaan van de zakelijke relatie.

Actualiseringsplicht

De Wwft-plichtige is verplicht tot het nemen van maatregelen om de gegevens die tijdens het cliëntenonderzoek zijn verzameld, actueel te houden. Het gaat hier dan om de gegevens die kunnen wijzigen.

Dat is niet aan de orde bij de identiteit van de cliënt, zoals ook in een parlementair stuk is opgemerkt. Daarin wordt gezegd dat de verplichting ziet op het actueel houden van gegevens, niet op het vervangen van (afschriften van) documenten. Zo is bijvoorbeeld niet beoogd dat een kopie van een identificatiebewijs moet worden vervangen wanneer de geldigheidsduur daarvan is verlopen.

De actualiseringsplicht van de Wwft heeft derhalve betrekking op de gegevens inzake de cliënt die nodig zijn om vast te stellen wat het risico is dat de cliënt zich aan witwassen of terrorismefinanciering schuldig zal maken (risicoprofiel). In de Wwft is vastgelegd dat onder meer onderzoek moet worden ingesteld naar:

• de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt (cliënten die geen natuurlijke persoon zijn),
• de uiteindelijk belanghebbenden (cliënten die geen natuurlijke persoon zijn),
• het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie met de Wwft-plichtige,
• zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden,
• de vaststelling of ten behoeve van een derde wordt opgetreden.

Voorts zal moeten worden nagegaan of sprake is van omstandigheden die een verhoogd risico opleveren en moeten er extra maatregelen worden genomen als dat het geval is.

Twijfel aan de identiteit

Het betekent overigens niet dat er nooit reden is om de identiteit te verifiëren, maar dat is bijvoorbeeld aan de orde als de Wwft-plichtige redenen heeft om te vermoeden dat sprake is van identiteitsfraude of dat de cliënt is overleden. Het zal van de soort relatie tussen Wwft-plichtige en de cliënt afhangen of er reden is voor een check.

Voorbeeld: als een rekeninghouder recent het kantoor van de bank heeft bezocht en zijn identiteitsbewijs heeft getoond aan de bankmedewerker, is er geen reden om te veronderstellen dat iemand anders de rekening heeft gekaapt en daarmee is dan ook bevestigd dat de betrokken persoon ook nog in leven is.

Kopietje paspoort?

Een ander punt van aandacht is dat de Wwft niet verplicht tot het vastleggen van een kopie van het identiteitsbewijs (ID) in het klantendossier. Sterker nog, de Wwft schrijft voor dat alleen van de cliënt (natuurlijke persoon) en diens vertegenwoordiger(s) een kopie ID mag worden opgeslagen. Van de uiteindelijk belanghebbende (ubo) mag dus geen kopie ID worden bewaard. In dat verband is het goed om nogmaals te wijzen op het feit dat de Wwft bij cliënten en diens vertegenwoordiger(s) aan Wwft-plichtigen de keuze geeft om het originele ID in te zien en hetzij:

1. de wettelijk voorgeschreven gegevens te registreren in het klantendossier, dan wel:
2. in het klantendossier een afschrift op te nemen van het document dat een persoonidentificerend nummer bevat en aan de hand waarvan de verificatie van de identiteit heeft plaatsgevonden.

Nu de privacywet (AVG) verplicht tot dataminimalisatie, doen Wwft-plichtigen er goed aan geen kopie ID in het klantendossier op te nemen, maar te volstaan met de onder 1. aangegeven methode. Juist die kopieën van ID’s vormen een hoog risico bij identiteitsfraude, zoals uit de laatste Monitor Identiteit van de Rijksoverheid is gebleken. Het heeft uiteraard de voorkeur om dergelijke risico’s indien mogelijk te voorkomen.

Informatie over de Wwft

Heeft u behoefte aan meer informatie over de Wwft en over de manier waarop de wet door banken en andere Wwft-plichtigen wordt toegepast? Dan kunt u zich tot de ondernemingsrechtadvocaten van Pellicaan Advocaten wenden.

Neem contact op met Xander Alders (xander.alders@pellicaan.nl) of Ellen Timmer (ellen.timmer@pellicaan.nl). Ze zijn beiden ook telefonisch bereikbaar via telefoonnummer 088 627 22 87.