De duizendpoot in de onderneming tijdens de crisis

Over risicoanalyses en stakeholdersmanagement

In hoogtijdagen staan ze in de schijnwerpers maar ook in zwaar weer zijn de ogen op hen gericht; de bestuurders van een onderneming. De bestuurstaak is geen makkelijke taak en omvat veel meer dan de twee onderwerpen die in dit artikel worden behandeld. Dit artikel gaat nader in op risicomanagement (tijdens een crisis) en het voeren van de dialoog met de verschillende stakeholders.

Corporate Governance Code (CGC)

Beursgenoteerde ondernemingen zijn op grond van de wet verplicht de Corporate Governance Code (hierna: CGC) na te leven. De CGC richt zich op de governance van beursgenoteerde ondernemingen en geeft verschillende inzichten in hoe goed bestuur er uit zou moeten zien.  De naleving van de CGC is gebaseerd op het ‘pas toe of leg uit-prince’. Dit houdt in dat het bestuur en de RvC verantwoording afleggen aan de algemene vergadering over de naleving van de CGC en bij eventuele afwijkingen van de CGC geven zij een inhoudelijk en inzichtelijke uitleg.

De CGC biedt goede handvatten voor de verschillende verhoudingen tussen het bestuur, de commissarissen en de aandeelhouders en werpt agendapunten op om de effectieve samenwerking binnen de onderneming nog eens goed onder de loep te nemen. Enig houvast geeft de CGC dus zeker, maar in tijden van crisis zal de verantwoordelijkheid van het bestuur, om afwegingen te maken tussen zwaarwegende beslissingen, zorgen voor veel hoofdbrekens. Hoewel een deel van de agenda van het bestuur nog steeds business as usual zal zijn, zal het bestuur moeten varen op een meersporenbeleid en bestaande strategieën op bepaalde punten moeten aanpassen.

Risicomanagement

De doelstelling van risicomanagement is te borgen dat bijvoorbeeld de strategische, maar ook de organisatorische doelstellingen van de onderneming worden gehaald. Het bestuur kan zodoende moeilijke beslissingen verantwoorden aan de hand van een gedegen risicoanalyse. Deze ziet op het in kaart brengen van en het voorbereiden op risico’s en het voorkomen hiervan. Indien de risico’s zich toch verwezenlijken, dient hiertegen te worden opgetreden en moet de schade worden hersteld. Ondernemingen dienen, volgens de CGC, over adequate interne risicobeheersings- en controlesystemen te beschikken. Ook draagt het bestuur zorg voor de interne auditfunctie en legt het verantwoording af over risicobeheersing.

Risicomanagement is juist in tijden van crisis erg belangrijk, omdat hiermee de schade van een crisis kan worden beperkt. De risicoanalyses moeten worden uitgevoerd en gemonitord en in tijden van crisis ook worden geüpdatet. De coronacrisis is een extern risico, waardoor de continuïteit van een bedrijf in gevaar dreigt te komen. In plaats van het in kaart brengen van kansen in betere tijden, dienen ondernemingen nu juist na te denken over bedreigingen en risico’s. Een voorbeeld van het in kaart brengen van een risico is het naleven van de richtlijnen vanuit de overheid, die moeten worden ingebed in de bedrijfsvoering van de onderneming.

Een middel voor een gedegen systeem hiervoor is het uitvoeren van een risk-assessment. In een risk assessment brengt de onderneming onder andere in kaart wat de risicobereidheid (risk appetite) is ten aanzien van het betreffende risico. Dit houdt in dat je nagaat hoeveel risico je bereid bent om te nemen. Hierbij is het wel van belang dat de aard en de omvang van het risico goed in kaart worden gebracht. Mocht een risico groter zijn dan de risicobereidheid dan dient de onderneming maatregelen te nemen om ze te reduceren tot een acceptabel niveau.

Systeemrisico

Risico’s kunnen worden onderverdeeld in verschillende categorieën, bijvoorbeeld risico’s met een lage kans, maar wel met een extreem gevolg. Dit wordt ook wel een systeemrisico genoemd. Dit risico raakt het gehele systeem . De coronacrisis is daar een voorbeeld van, maar ook de economische crisis in 2008. Deze risico’s zijn vaak lastig te beheersen. Toch kan een intern risicobeheersingssysteem wel bijdragen aan het voorkomen van verdere schade voortvloeiende uit dit risico. Een voorbeeld hiervan is dat een organisatie aan de hand van een risicobeheersingssysteem sneller beslissingen kan maken door risico’s tegen elkaar af te wegen.

Uit het voorgaande blijkt dat een degelijke risicoanalyse van groot belang is, niet alleen tijdens een crisis. Een organisatie moet een risicobeheersingssysteem onderdeel maken van de bedrijfsvoering, zodat bij het intreden van een risico snel kan worden gehandeld. Het bestuur heeft hierin een belangrijke taak, aangezien dit volgens de CGC tot haar verantwoordelijkheid behoort. Ook zal zij moeten communiceren met de verschillende stakeholders over deze risico’s en de te nemen maatregelen.

Stakeholdersmanagement

Stakeholders zijn groepen en individuen die direct of indirect het bereiken van de doelstellingen van de onderneming beïnvloeden of er door worden beïnvloed. U kunt hierbij denken aan werknemers, ondernemingsraad, aandeelhouders, afnemers of andere belanghebbenden. Een ondernemingsraad heeft bijvoorbeeld directe invloed op het bedrijfsbeleid, door onder meer haar instemmingsrechten.

Tijdens een crisis dient het bestuur de stakeholders op de hoogte te houden van de impact van de crisis op de strategie en mogelijke andere ontwikkelingen. De dialoog tussen het bestuur en de relevante stakeholders dient actief plaats te vinden, omdat het bestuur bij de uitvoering van haar taak, en dus ook bij de besluitvorming, de belangen van alle stakeholders in acht dient te nemen. Daarbij moet het bestuur in gesprek blijven om alle belangen in kaart te brengen en de dialoog te blijven voeren met deze stakeholders. Als uit een monitoring van de risico’s en de ontwikkelingen blijkt dat de strategie dient te worden gewijzigd, dan dienen de stakeholders hiervan op de hoogte te worden gebracht.

Naast de belangen van de stakeholders dient uiteraard ook het belang van de continuïteit van de onderneming zelf door het bestuur in acht te worden genomen.

Tot slot is het voor bestuurders met name in deze onzekere tijd verstandig om gebruik te maken van de Raad van Commissarissen als klankbord. De RvC kan met het bestuur reflecteren over bijvoorbeeld de strategie.

Meer informatie

Heeft uw vragen over uw rol als bestuurder of heeft u andere vragen over de hierboven besproken onderwerpen, neem dan gerust contact op met Sanne de Graaff of Lisanne Wigboldus of stuur een e-mail naar info@pellicaan.nl.