Bewaarplicht voor rechtspersonen

Betrokkenen bij Nederlandse rechtspersonen dienen rekening te houden met de regels voor het bewaren van gegevens. Er is alle aanleiding om weer eens op hoofdlijnen op een rijtje te zetten hoe het met de bewaarplicht voor rechtspersonen zit. In dit artikel wordt op die bewaarplicht ingegaan.

Bestuurders van Nederlandse rechtspersonen, zoals de besloten vennootschap, de vereniging en de stichting [*], dienen rekening te houden met de bewaartermijnen die voor de rechtspersoon gelden.

* Voor de – niet veel voorkomende  – coöperatie waarvan de leden aansprakelijk zijn voor de schulden van de coöperatie, geldt in afwijking van de algemene regel een bewaartermijn van tien jaar voor de ledenadministratie.

1. Bewaarregels boek 2 Burgerlijk Wetboek

De belangrijkste algemene regels zijn in boek 2 Burgerlijk Wetboek (rechtspersonenrecht) te vinden:

• Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
• Het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
• Het bestuur is verplicht de hiervoor bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.
• Ook van een ontbonden rechtspersoon moeten de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers worden bewaard, nl. gedurende zeven jaren nadat de rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan. Bewaarder is degene die met inachtneming van de statuten van de rechtspersoon daartoe is aangewezen.

Let op bij de eerste bullet: een administratie kan meer bevatten dan nodig is om de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te kennen. De gegevens die daar niet voor nodig zijn kunnen eerder worden verwijderd. Sommige gegevens moeten zelfs eerder worden verwijderd, zie hierna over de verplichting tot verwijderen.

De gegevens mogen digitaal worden bewaard, met inachtneming van het navolgende:

De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

2. Fiscale bewaartermijnen

Een rechtspersoon heeft ook ten opzichte van de belastingdienst een bewaarplicht. De fiscus hanteert eveneens zeven jaar als uitgangspunt. Echter, in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting btw voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moeten de gegevens van onroerende zaken tien jaar worden bewaard.

Het is aan te bevelen over de fiscale bewaartermijnen de laatste informatie op de site van de Belastingdienst te raadplegen. Voorts dient u rekening te houden met de verwachtingen die de belastingdienst heeft aangaande de wijze waarop wordt bewaard. Daarover is op dezelfde site meer te vinden. Uw belastingadviseur kan u hierover nader inlichten.

 Zie paragraaf 4. over fiscale bewaartermijnen inzake werknemersgegevens.

3. Andere redenen om gegevens te bewaren

Naast de hiervoor genoemde algemene regels op het gebied van het rechtspersonenrecht en het belastingrecht, kan er voor bepaalde rechtspersonen op grond van specifieke regelgeving of andere redenen ook een verplichting zijn om bepaalde gegevens te bewaren. Bovendien zijn er ook wettelijke voorschriften die een maximale bewaartermijn voorschrijven en verplichten tot weggooien, zie de volgende paragraaf.

Bij andere redenen om te bewaren valt te denken aan onder meer:

• bijzondere wettelijke regels voor bepaalde ondernemingsbranches, zoals voor transporteurs, medische beroepsbeoefenaren, apothekers, notarissen, banken en verzekeringsmaatschappijen;
• bijzondere wetgeving voor bepaalde groepen ondernemingen, zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) [*];
• verplichtingen op grond van overeenkomsten of subsidievoorwaarden die voor de rechtspersoon gelden.

* De Wwft schrijft voor om gegevens inzake een cliëntenonderzoek en inzake de melding van ongebruikelijke transacties te bewaren.

De aard van de activiteiten van de rechtspersoon en het risicoprofiel kunnen eveneens aanleiding zijn om gegevens langer dan zeven jaar te bewaren.

4. Verplichting om weg te gooien | AVG

Op grond van bepaalde regelgeving kan er een verplichting zijn om gegevens te verwijderen of te laten vernietigen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat persoonsgegevens slechts zo lang mogen bewaard als strikt noodzakelijk. Een in dat verband vaak gehanteerde termijn is twee jaar, tenzij de persoonsgegevens op grond van een andere wet (zoals de fiscale wetgeving) langer moeten worden bewaard.

Soms is de verplichting om persoonsgegevens te verwijderen korter dan twee jaar: Voorbeeld:

• Door sollicitanten verschafte gegevens mogen maximaal vier weken worden bewaard, tenzij er toestemming is verkregen, dan kan tot één jaar worden verlengd (is niet van toepassing als betrokkene in dienst wordt genomen).
• Gegevens loonbeslag: moeten worden verwijderd als het beslag is opgeheven of geëindigd.

Bijzondere wetgeving kan er voor zorgen dat persoonsgegevens langer dan twee jaar moeten worden bewaard. Op grond van de AVG moeten die gegevens na afloop van die termijn worden verwijderd. Let er op dat sommige termijnen zijn gekoppeld aan het einde van een boekjaar (zoals de loonadministratie) en andere termijnen aan iets anders, zoals (bij werknemers) het einde van het dienstverband.

Bewaren van gegevens van werknemers

Onderstaand enige voorbeelden inzake werknemers:

• Kopie identiteitsbewijs gemaakt voor de loonadministratie: moeten worden bewaard tot vijf jaar nadat de werknemer uit dienst is.
• Loonbelastingverklaringen en formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het 'Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen', moeten gedurende vijf jaar nadat de werknemer uit dienst is worden bewaard. Hetzelfde geldt voor bepaalde kopieën van beschikkingen of verklaringen die van de werknemers zijn ontvangen.

• Persoonsgegevens die in een loonadministratie behoren te worden opgenomen moeten gedurende zeven jaar na afloop van het belastingjaar worden bewaard op grond van de fiscale bewaarplicht en moeten na afloop van die zeven jaar worden verwijderd.

Meer informatie

De advocaten van Pellicaan Advocaten adviseren u graag nader over de voor uw onderneming of organisatie relevante bewaartermijnen. U kunt hierover altijd contact met ons opnemen.