Bent u als werkgever door de IND aangemerkt als erkend referent? Let dan goed op uw administratie-, informatie- én zorgplicht!

Begin dit jaar is de IND gestart met controlebezoeken bij erkend referenten. Inspecteurs bezoeken iedere week een aantal erkend referenten en controleren of aan de voorwaarden en verplichtingen van het erkend referentschap wordt voldaan.

Voor het in dienst nemen van kennismigranten is het noodzakelijk om door de IND erkend te zijn als referent (voor Turkse kennismigranten is het niet nodig om erkend referent te zijn). Dit geldt ook voor onderwijsinstellingen met buitenlandse studenten, au pair-bureaus en culturele uitwisselingsorganisaties.

Erkenning heeft het voordeel dat de aanvraagprocedure voor verblijfsvergunningen zeer snel kan gaan. Bij een eerste aanvraag wordt er (meestal) binnen twee weken beslist door de IND. Die beslissing wordt doorgaans genomen op basis van de eigen verklaringen van de erkend referent dat de werknemer (vreemdeling) aan de toelatingsvoorwaarden voldoet. Er hoeven dan ook veel minder documenten te worden opgestuurd aan de IND, maar u dient als erkend referent wel alle documenten in uw administratie te hebben en op verzoek te kunnen tonen.

De administratieplicht houdt in dat u verplicht bent om alle documenten waarmee aangetoond wordt dat uw werknemer aan de toelatingsvoorwaarden voldoet in uw administratie zijn opgenomen. In ieder geval dient een kopie van het paspoort, de arbeidsovereenkomst, salarisstroken, kopie verblijfsvergunning, een cv en in sommige ook gevallen diploma’s en/of wettelijke registraties (denk aan het BIG-register) aanwezig te zijn (dit mag ook digitaal). Welke documenten precies in de administratie moeten zijn opgenomen is afhankelijk van het verblijfsdoel van de werknemer. De gegevens dienen tot 5 jaar na het einde van het referentschap (als de werknemer uit dienst is gegaan) te worden bewaard.

Ook heeft u als werkgever een informatieplicht. Alle feiten en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op het verblijfsrecht van uw werknemer dienen aan de IND te worden gemeld. Bijvoorbeeld als uw werknemer niet meer bij u in dienst is, als uw werknemer (tijdelijk) minder is gaan werken of onbetaald verlof heeft en het salaris daardoor onder het looncriterium is gekomen of een maand niet is uitgekeerd. Deze meldingen dienen binnen vier weken met een speciaal meldingsformulier te worden gedaan. Let op, het meldingsformulier is per 1 oktober jl. aangepast.

Wijzigingen die u als erkend referent zelf aangaat, dienen eveneens te worden gemeld bij de IND. Denk bijvoorbeeld aan een adreswijziging (let op, dit dient u binnen 2 weken te melden), een wijziging van de rechtsvorm, een fusie of een overname of indien iemand anders voortaan als contactpersoon zal optreden.

Als werkgever bent u niet verantwoordelijk voor het gezin van uw werknemer. De werknemer is zelf de referent van zijn gezinsleden.

Daarnaast hebben alle erkend referenten ook een zorgplicht. Kennismigranten dienen zorgvuldig te worden geworven en geselecteerd, maar moeten ook op de hoogte worden gesteld van de toelatings- en verblijfsvoorwaarden waaraan zij dienen te voldoen.

Het kan best eens voorkomen dat door een onachtzaamheid niet wordt voldaan aan de verplichtingen. Er is bijvoorbeeld vergeten een melding te maken bij de IND van wijzigingen die van invloed zijn op het verblijfsrecht van de kennismigrant of de administratie is toch niet helemaal op orde.

Als niet wordt voldaan aan de verplichtingen kan dit leiden tot een waarschuwing van de IND of een bestuurlijke boete. Bij grote tekortkomingen kan de IND besluiten om het erkend referentschap te schorsen of zelfs in te trekken. Dit heeft dan mogelijk ook gevolgen voor het verblijfsrecht van uw werknemers.

De controles die de IND nu uitvoert, kunnen ook tezamen met de Inspectie van SZW plaatsvinden. De Inspectie SZW houdt toezicht op naleving van de Wet arbeid vreemdelingen. Is een vreemdeling aan het werk terwijl hij eigenlijk niet in Nederland mag werken, dan kan ook de Inspectie SZW een boete opleggen. Ook dit kan gevolgen hebben voor uw erkend referentschap.

Twijfelt u of u als erkend referent aan de verplichtingen voldoet, heeft u vragen over de wettelijke verplichtingen of over de Wet arbeid vreemdelingen? Neem dan contact op met Pellicaan Advocaten.